Катчы функциялары менен офис менеджеринин иш сүрөттөмөсү: өзгөчөлүктөрү жана талаптары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Бир гана компаниянын жетекчисин жана анын кызматкерлерин камтыган чакан штатта да, иш процессин башкарууга жана көзөмөлдөөгө жөндөмдүү уюштуруучу күч боло турган жооптуу кызматкер керек - бул текстти аныктаган идея. офис менеджеринин кызматтык мүнөздөмөсү.

Бул кызматка талапкерден белгилүү бир көндүмдөрдү жана тиешелүү билимди, ошондой эле адамдар менен өз ара аракеттенүү жөндөмүн талап кылат. Бирок талаптардын тизмеси муну менен эле чектелбейт.

Жумуш сүрөттөмөсү

Кызматка тапшыруу стадиясында эле талапкер компаниядагы укуктарын, милдеттерин жана жоопкерчилигин жөнгө салуучу ченемдик акт менен тааныша алат. Мындай документ кызматтык мүнөздөмө деп аталат. Ал беш негизги бөлүмдөн турат:

1. Жалпы жоболор. Алар бардык уюштуруу маалыматтарын камтыйт: ишкананын аталышы, ээлеген кызматы жана ал таандык болгон түзүмдүк бөлүм. Ошондой эле баш ийүү, кызмат ордун ээлөө жана бошотуу тартиби, ошондой эле билимге жанаквалификациялар.
2. Жоопкерчилик. Бул бөлүмдө кызматкердин милдеттеринин тизмеси, ошондой эле аларды ишке ашыруу жолдору камтылган.
3. Кызматкердин укуктары, башкача айтканда, милдеттерди натыйжалуу аткарууга шарт түзгөн бардык кошумча мүмкүнчүлүктөр.
4. Жоопкерчилик. Бул бөлүмгө ылайык жетекчилик иштин натыйжалуулугун баалоо, көтөрүү же жазалоо боюнча чечимдерди кабыл алат.
5. Мамилелер. Бул бөлүм кызматкер өз функцияларын аткаруу процессинде болушу мүмкүн болгон тышкы жана ички бөлүмдөр менен болгон бардык байланыштарды жөнгө салат.

Жумуш сүрөттөмөсүн түзүүнүн принциптери

Мындай документтерди даярдоонун ченемдик негизи болуп жетекчилердин, адистердин жана башка кызматкерлердин кызмат орундарына квалификациялык маалымдама эсептелет (1998-ж.). Аны иштеп чыгуунун жүрүшүндө кызматтын сыпаттамасына жана кызматкердин өз милдеттерин аткаруусу үчүн шарттарга олуттуу көңүл бурулган. Документтин аталышында иштин өзгөчөлүктөрү камтылат, мисалы, "катчынын кызматтык мүнөздөмөсү" (офис жетекчиси же башкы бухгалтер).

Мындан тышкары, эки кызмат орду бирдей, бирок милдеттери ар башка болсо, анда бул айырмачылыктарды чагылдыруу үчүн ар кандай документтер даярдалышы керек. Кадрлар боюнча адистин офисинин жетекчисинин кызматтык нускамалары катчы үчүн ушул эле жободон айрым айырмачылыктарга ээ.

Офис менеджерине коюлган талаптар

Кызматка талапкер тигил же бул жол менен адамдарды башкарууга туура келет. Бул кичинекей компаниядагы бир нече адам же ири ишканадагы бардык административдик персонал болушу мүмкүн. Албетте,Өтүнмө ээси компьютердин ишенимдүү колдонуучусу жана башка оргтехника (сканер, принтер же факс) менен иштей алышы керек. Офис-менеджер көбүнчө компаниянын өкүлү, андыктан жакшы сүйлөө жана бизнес каттарды түзө билүү милдеттүү шарт болуп саналат. Көп учурда компаниялар мындай кызматкерлерден иш кагаздарын жүргүзүүнүн жана эмгек мыйзамдарынын негиздерин билүүнү талап кылат. Жок дегенде бир чет тилин билүү дагы эле эң керектүү жөндөм, бирок ири ишканага тапшырууда бул милдеттүү талаптардын бири болуп саналат.

Кээ бир учурларда офис менеджери өз милдеттерин башка кызматкерлердин функциялары менен айкалыштырууга туура келет. Бул талап кылынган көндүмдөрдүн өсүшүнө алып келет. Демек, бухгалтердин функциялары бар офис менеджери тиешелүү билимге жана өзүнүн атайын программаларына ээ болушу керек.

Негизги милдеттер

Катчылык функциялары бар офис менеджеринин типтүү жумуш сүрөттөмөсү төмөнкү пункттарды камтыйт:

• кире турган да, чыккан да каттарды иштетүү; аларды компаниянын ичинде кайра бөлүштүрүү;
• контракттар жана макулдашуулар боюнча милдеттенмелерди аткаруу мөөнөттөрүн көзөмөлдөө;
• чыгыш жана кирүүчү чалууларды кабыл алуу;
• кардарлар жана өнөктөш компаниялардын өкүлдөрү менен иштөө;
• керектүү канцелярдык товарлардын болушуна мониторинг жүргүзүү;
• оргтехниканы иштөө абалында кармоо жана бузулган учурда адистерди чакыруу;
• жумуш графигинин ичинде убакытты бөлүштүрүү (айрымучурларда жана лидер үчүн);
• зарыл иш-чараларды уюштуруу (жолугушуулар, конференциялар, иш сапарлар, корпоративдик кечелер);
• жолугушуулардын протоколдору;
• корпоративдик веб-сайтка жаңы мазмунду кошуу жана жаңылоо.

Бул тизме негизги талаптарды гана камтыйт. Түзүлүп жаткан эмгек келишиминин өзгөчөлүктөрүнө ылайык башка пункттар да кошулушу мүмкүн. Кадр кызматкеринин функциялары менен офис менеджеринин кызматтык нускамасында, мисалы, кызматкерге бардык отчеттук документтерди өз убагында жүргүзүү жана берүү же ал жок болгон учурда кадрлар бөлүмүнүн башчысын алмаштыруу тапшырмасы берилет.

Кошумча жоопкерчиликтер

Негизги функциялардан тышкары, офис менеджеринин кызматтык мүнөздөмөсү компаниянын ишмердүүлүгүнө жараша өзгөрүшү мүмкүн болгон ар кандай милдеттердин тизмесин камтыйт. Офис-менеджерге административдик органдар менен иштөө, б.а. соода жүргүзүүгө, компаниянын же туунду компаниянын филиалын ачууга ж.б. уруксат алууга буйрук берилиши мүмкүн.

Эң жооптуу милдеттердин бири – директор жок учурда ишкананы иш жүзүндө башкаруу. Албетте, бул кызматкер өзүн жоопкерчиликтүү жана ишенимдүү адам катары көрсөтсө гана мүмкүн. Мындан тышкары, офис-менеджердин кызматтык мүнөздөмөсү көп учурда жалпы ишеним катты берүү зарылчылыгы жөнүндө пунктту камтыйт. Мындай документ болушу мүмкүнмисалы, маанилүү каттарды алуу үчүн талап кылынат.

Формалдуу эмес талаптар

Ири компаниялар адатта бул кызматка талапкерлерге талаптардын жана жоопкерчиликтердин тизмесин толук билиши үчүн кеңсе менеджеринин жумуш сүрөттөмөсү менен алдын ала таанышууга уруксат беришет.

Бирок мындай ыйгарым укуктарга карабастан, арыз берүүчү ишкананын көптөгөн кызматкерлеринин бири бойдон калаарын түшүнүшү керек. Бул жагынан алганда, иш сүрөттөмөсүндө жазылган эмес, унутпашыбыз керек. Катчы функцияларын аткарган офис менеджери убакытты туура бөлүштүрүү үчүн убакытты сезе билген адам болушу керек.

Жумуш процессинин тапшырмалары

Анын ишинин эң негизги талабы – эффективдүү, ошондуктан мындай кызматты ээлеген адам кеңсе материалдарын үнөмдүү сарптоого, сарпталган электр энергиясын көзөмөлдөөгө милдеттүү.

Компаниянын башка кызматкерлери үчүн офис-менеджер жетекчи менен бирдей жоопкерчилик тартат. Мындан улам ал эмгек шарттары кабыл алынган санитардык нормаларга жана коопсуздук эрежелерине ылайык келишин камсыз кылууга тийиш. Акырында, өзүнүн түздөн-түз милдеттерин аткарууда офис-менеджер жашыруун документтерге кирүү мүмкүнчүлүгүн алат, ошондуктан талаптардын бири болуп коммерциялык сырды же компаниянын рыноктогу абалына зыян келтире турган башка маалыматтарды ачыкка чыгарбоо жөнүндө келишимге кол коюу саналат.

Оң кеңсе-менеджер

Албетте, мындай бир катар милдеттерди аткаруу кызматкерге өзгөчө укуктардан пайдаланууга мүмкүндүк берет. Алар ошондой эле офис менеджеринин кызматтык мүнөздөмөсүндө жазылган. Алардын айрымдарынын маңызы, мисалы, купуя маалыматка жетүү мүмкүнчүлүгү түздөн-түз кызматтык милдеттерин аткаруу зарылдыгынан келип чыгат. Башкалары бийлик артыкчылыктары менен байланышкан. Демек, офис менеджери калган кызматкерлерден өндүрүш документтериндеги шалаакылыктан кетирген каталарын оңдоону талап кылууга, алар үчүн сыйлоонун өлчөмүн белгилөөнү же шалаакыларга жаза колдонууну талап кылууга укуктуу.

Көбүнчө офис менеджери кызматкерлер менен жетекчилердин ортосундагы байланыштыруучу болуп саналат. Бул кызмат ага эмгек шартын жакшыртууга умтулууга жана бир эле белумдун да, бутундей ишкананын да ишинин сапатын жогорулатуу боюнча коллективдуу каалоолорду айтууга мумкундук берет.

Сатуу бөлүмүнүн офис менеджеринин кызматтык мүнөздөмөсүнүн өзгөчөлүктөрү

Офис менеджерлери көптөн бери чоң жана кичи компанияларда ажырагыс болуп келген, андыктан мындай вакансияны толтуруу үчүн аларга атайын көндүмдөр керек. Кадимки учур - бир ишканада бир нече офис-менеджерлер атайын функциялар менен иштешет, анын үстүндө улук адам бар. Алардын жумуш сүрөттөмөлөрү негизинен бирдей, бирок функциялардын кошумча топтому менен айырмаланат.

Ошентип, эгерде офис менеджери сатуу бөлүмүндө иштесе, анын иш сүрөттөмөсү төмөнкүдөй нерселерди камтышы мүмкүн:

• жаңы соода түйүндөрүн издөө;
• суроо-талаптын структурасындагы өзгөрүүлөргө көз салуу;
• кемчиликсиз сатуулар боюнча отчеттук документтерди даярдоо;
• буйрутмаларды кабыл алуу жана аларды кийинки иштетүү үчүн кардар менен түз иштөө;
• товарлардын ассортиментиндеги мүмкүн болуучу өзгөрүүлөр жана бааларды кайра эсептөө жөнүндө кардарларга маалымат берүү үчүн иш;
• зарыл жолугушууларды уюштуруу;
• товарларды жеткирүү боюнча келишимдерге кол коюу.

Кийинки талаптар компания сунуштаган товарлардын өзгөчөлүктөрүнө байланыштуу болушу мүмкүн. Эгерде компания кыймылсыз мүлктү сатуу жана сатып алуу менен алектенсе, анда офис-менеджердин милдеттерине маалымат буклеттерин даярдоо жана конкреттүү документтерди тариздөө кирет.

Офис менеджеринин жоопкерчилиги

Кызматтык милдеттерин аткарбаган учурда, укук бузууларды, анын ичинде коммерциялык сырды ачыкка чыгарууда же ишкананын беделине доо кетирүүчү башка аракеттерди жасаган учурда кеңсе жетекчиси административдик, жарандык ченемдик укуктук актыларга ылайык жоопкерчилик тартат. жана кылмыш кодекстери. Эгерде уюмга материалдык зыян келтирилсе, анда жаза эмгек кодексинин жоболоруна ылайык колдонулат.