Офис администраторунун жумуш сүрөттөмөсү: милдеттери, функциялары жана укуктары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Көпчүлүк коомдук жайларда босогону аттаарыңыз менен биринчи жолуккан адам – ресепшн. Бул адистерди мейманканалар, сулуулук салондору, ресторандар жана, албетте, кеңсе мекемелери жалдайт. Алардын коноктор жана өнөктөштөр менен баарлашуудан тартып, документтерди иштетүүгө чейин көптөгөн милдеттери бар.

Функциялар

Администратор ар тараптуу милдеттерди камтышы мүмкүн болгон өтө көп кырдуу кесип экенин айта кетели. Жаңы баштагандар үчүн артыкчылыгы - бул белгилүү бир тармак боюнча терең билимди талап кылбайт.

Потенциалдуу жумуш берүүчүлөр жеке сапаттарга көбүрөөк көңүл бурушат. Офис администраторунун кызматына потенциалдуу талапкер орточо мамилечил, ар кандай адамдар менен байланыш түзө билген жана өз оюн туура айта алган болушу керек. Ошондой эле тандалган тармакка кызыгуу пайда болот.иш-аракеттер жана стресс менен күрөшүү жөндөмдүүлүгү. Акыркы сапат, албетте, келечектеги администратор үчүн пайдалуу болот. Ал конфликттердин, албетте, алардын арасында абдан көп сандагы менен байланышууга туура келет. Бирок, мындай жагдайларда да администратор сылык мамиледе болушу керек.

Белгилей кетчү нерсе, компаниянын жумушка алуу саясатына жараша жогорку билимге, оргтехника менен иштөө жөндөмүнө ж.б. талаптар коюлушу мүмкүн.

Бул кызматтын иш графиги адатта мекеменин иштөө убактысы менен аныкталат, анткени аны эртең менен ачып, кечинде жабат администратор. Ал эми кызматкерлер үчүн күнү-түнү иштегенде сменалык график түзүлөт. Эреже катары, кеңселер бул режимде иштебейт.

Администратор менен офис-менеджер ар башка кесиптер экендигине да көңүл буруп коюу зарыл. Офис менеджери чындыгында башка кызматкерлерди көзөмөлдөйт. Администратор, андан айырмаланып, бул функцияны аткарбайт. Ал өз функцияларын гана аткарат, керек болсо кеңсенин башка кызматкерлери менен иштешет.

Негизги милдеттер

Офис администратору жумуш ордунда болуу менен жетекчилик ага тапшырган бир топ иштерди аткарышы керек. Келгиле, аларды кыскача тизмелейли.

• Телефон чалууларын кабыл алуу жана андан кийин бөлүштүрүү. Сүйлөшүүлөрдүн жүрүшүндө администратор маалыматты жазып, кызматкерлерге өткөрүп бериши керек. Зарыл болсо, чакыруу керекбашка бөлүмгө багыттоо.
• Офис администраторунун милдеттери кызматкерден потенциалдуу кардарларга алгачкы кеңеш берүүнү талап кылган пунктту камтыйт.
• Кирүүчү жана чыгуучу документтерди иштетүү зарылчылыгы.
• Атайын порталдарда жана жалдоо агенттиктеринде жумуш жарыяларын жайгаштыруу. Ошондой эле, кеңсе администраторунун милдеттери потенциалдуу талапкерлер менен алгачкы маектешүүлөрдү жүргүзүүнү камтыйт.
• Оргтехниканын үзгүлтүксүз иштешин камсыз кылуу үчүн зарыл болгон кеңсе буюмдарын жана керектелүүчү материалдарды сатып алуу.

Жогоруда саналып өткөн милдеттерден тышкары, офис администратору иш жүзүндө дайыма адамдар менен иштешет. Булар потенциалдуу кардарлар жана компаниянын учурдагы кызматкерлери. Дал ушул адис кызматкерлердин графиктерин түзүүгө жооптуу.

Укуктар

Милдеттерден айырмаланып, укуктардын саны алда канча аз. Ошентип, кеңсе администраторунун көрсөтмөсү эмне кылат?

• Компаниянын атынан иш алып барыңыз, анын кызыкчылыктарын башка ишканалар менен өз ара аракеттениңиз.
• Белгиленген ыйгарым укуктун алкагында башка кызматкерлер менен иштешүү үчүн.
• Уюмдун ишин жакшыртуу үчүн сунуштарды киргизиңиз.

Офис администраторунун функциялары

Жумуш ордунда болгондон кийин бул адис керекага жүктөлгөн бир топ милдеттерди аткаруу:

• Кеңсе даярдалууда.
• Тартипти сакта.
• Конокторду тейлөө.
• Телефон кызматы.

Чынында, функциялардын саны көбүрөөк болушу мүмкүн. Бул белгилүү бир мекемедеги офис администраторунун кызматтык милдеттеринин тизмесине жараша болот.

Кеңсени даярдоо

Белгиленген функцияларды аткаруу, эреже катары, жаңы жумуш күнүнө даярдык көрүүдөн башталат. Иш ордуна келген администратор оргтехниканын ишин, керектелүүчү материалдардын жана канцелярдык товарлардын болушун текшерет. Андан кийин адис зыяратчылардын тизмеси менен таанышып, алардын жолугушуусуна шарт түзүшү керек.

Тартипти сактоо

Администратор офисте тартипти сактоо үчүн тазалоо жана башка иштерге түздөн-түз катышпашы керек. Бирок, анын милдеттеринин арасында тейлөө персоналынын ишин координациялоо зарыл. Ал тазалоону пландаштырып, ошондой эле анын узактыгын көрсөтүүсү керек.

Кардарларды тейлөө

Администратордун милдеттери ошондой эле зыяратчылар менен иш сапарынын убактысы жөнүндө сүйлөшүүлөрдү жүргүзүү, аларды жетекчи менен макулдашуу болуп саналат. Иш сапарлардын графиги эч кандай кайталануулар болбогудай жана эч ким күтүү менен убакытты текке кетирбегидей кылып түзүлүшү керек. Мындан тышкары, администратор зыяратчыларды тосуп алышы керек. Ал биринчи жаратуучутаасир.

Телефон кызматы

Бул функция администраторго менеджерди сүйлөшүүлөрдөн бошотуу жана аны жумуш процессинен алаксытпоо үчүн дайындалган. Кызматкер кээ бир маселелерди өз алдынча чече алат же менеджердин графигине ылайык келүүчүгө жолугушууга жазыла алат. Бул функцияларды аткарууда кызматкер, албетте, жашыруун сырды сактоосу керек, ага болгон маалыматты сырттан ачыкка чыгарбашы керек.

Үлгү

Офис администраторунун жумуш сүрөттөмөсү белгилүү бир уюмдун талаптарына жараша ар кандай пункттарды камтышы мүмкүн. Бирок, эреже катары, анда үлгү катары алынган стандарттык шарттар жазылат.

• Жалпы жоболор.
• Квалификациялык талаптар. Эреже катары, потенциалдуу администратор үчүн атайын орто билим жетиштүү. Тажрыйба сөзсүз байлык болот.
• Жоопкерчилик. Бул нерсесиз жумуш сүрөттөмөсү толук эмес.
• Укуктар. Администратор, мисалы, ишкананын ишин жакшыртуу боюнча сунуштарды киргизүүгө укуктуу.
• Башка бөлүмдөрдө камтылбаган нерселерди камтышы мүмкүн болгон кошумча жоболор.

Жаңы кызматкерге текшерүү үчүн кызматтык мүнөздөмө берүү адатка айланган, анын фактысын ал өзүнүн колу менен ырасташы керек.

Жумуш орду

Кеңсе администратору үчүн эмгекти коргоо боюнча нускама эмгек шарттарына айрым талаптарды коёт. Мисалы, жумуш орду кызматкерге ыңгайлуу боло тургандай болушу керекөз милдеттерин аткарышат. Эреже катары, ал менеджердин кеңсесинин жанында жайгашкан жана башка кызматкерлерди көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берет.

Кызмат милдеттерин аткарууда администратор, ошондой эле башка кызматкерлер көп учурда оргтехниканы колдонууга туура келерин түшүнүү керек. Ошондуктан ал кыска мөөнөттүү колдонууга жеткиликтүү болуп жайгаштырылышы керек.

Администратордун кызматтык нускамасында так жазылбаган маанилүү милдеттердин бири – бул түздөн-түз жетекчи менен кол алдындагылардын ортосундагы байланыштыруучу ролду аткаруу. Ошондуктан кызматкер жагымдуу шарт түзүп, башка адистер менен байланыш түзүүгө аракет кылышы керек. Жетекчинин көрсөтмөлөрүн туура жеткирүү гана эмес, алардын аткарылышынын тактыгын көзөмөлдөй билүү да маанилүү.

Ошондуктан, башкалар менен байланышуу жөндөмү бул кызматта ийгиликке жетүү үчүн маанилүү фактор болуп калат. Бул жетекчилерге да, кол алдындагыларга да тиешелүү. Жеке сапаттарга келсек, башка кызматкерлерди башкарууга жана конфликтке келгендер менен болгон мамиледе да сабырдуу болууга мүмкүндүк берген уюштуруучулук жана стресске туруктуулук абдан маанилүү.