Уюмдардын ортосундагы электрондук документ башкаруу: ал кантип иштейт?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Электрондук документ жүгүртүү (EDM) – виртуалдык кол тамгалар менен электрондук документтерди колдонуунун негизинде маалымат алмашуунун тез ыкмасы. Ал көптөн бери дүйнөнүн өнүккөн өлкөлөрүндө оперативдүү бизнес үчүн эффективдүү курал катары таанылган.

Эссенция

Уюмдардын ортосундагы электрондук документ жүгүртүү – бул документтерди түзүү, иштетүү, жөнөтүү, өткөрүп берүү, кабыл алуу, сактоо, колдонуу жана жок кылуу процесстеринин жыйындысы. Бул процесстердин баары документтердин бүтүндүгүн текшергенден жана алынгандыгын ырастагандан кийин аткарылат.

Юридикалык жактардын ортосунда иш кагаздарын жүргүзүү эрежелери тараптардын макулдашуусу боюнча ишке ашырылат. Маалымат алмашуу телекоммуникациялык каражаттарды колдонуу менен ишке ашырылат, ал эми документтер электрондук алып жүрүүчүдө сакталат. Бухгалтердик маалыматтарды сактоо мөөнөтү мыйзамда белгиленген мөөнөттөн ашпоого тийиш.

Уюмдарөз ара катышуучулардын кол тамгалары менен расмий жана формалдуу эмес документтерди алмаша алышат. Ишкердик иш чөйрөсүндө булар болушу мүмкүн: эсеп-фактуралар, келишимдер, эсеп-фактуралар, контракттар, макулдашуулар, буйруктар, билдирүүлөр, ишеним каттар ж.б. Маалымат текст, таблица жана графикалык файлдар түрүндө берилиши мүмкүн.

EDI ишке ашыруунун максаты

EDI киргизүү үчүн зарыл шарттар болушу мүмкүн:

• күнүмдүк жумушту кыскартуу;
• документтин жоготууларын азайтуу;
• документтер менен "ачык" иштөө;
• аткаруу тартибин жакшыртуу - документтерди өз убагында берүү ж.б.

Сандык максаттардын арасында төмөнкүлөр бар:

• Документти иштетүү убактысын 10 эсеге кыскартуу.
• Офис чыгымдарын эки эсеге кыскартыңыз.

Уюмдардын ортосундагы электрондук документ башкаруу: ал кантип иштейт

Ата мекендик мыйзамдарга ылайык, уюмдар ортосунда электрондук документ жүгүртүү эки тараптын макулдашуусу боюнча ишке ашырылат. Маалымат алмашуу үчүн бардык катышуучулар бир оператордун жабдууларына туташып турушу керек. Андан кийин, колдонуучу контрагенттердин тизмесине кошуу үчүн сурам жөнөтүшү керек. Сурам ырасталгандан кийин, системанын катышуучулары маалымат алмаша алышат.

EDI модулу төмөнкү функцияларды аткарышы керек:

• Контрагенттерди маалымат алмашууга чакыруу.
• Дарек китебин түзүңүз.
• Бухгалтердик программалык камсыздоо менен интеграциялоо,мисалы, 1С.
• Документке кол коюу жана шифрлөө.
• Катташууларды түз.
• Электрондук почта статустарына көз салуу.

Уюмдардын ортосунда электрондук документ жүгүртүү күбөлүктөрдүн жардамы менен ишке ашырылат. Серверге кошулуу жана аутентификация жеке санариптик сертификат аркылуу ишке ашырылат. ЭРК системанын ар бир колдонуучусуна берилет, электрондук Токен алып жүрүүчүдө сакталат жана ПИН код менен корголот. Колдонуучу жеке кабинетине өзүнүн логин, паролду киргизиши керек. Ошондон кийин гана ал документтерине кире алат.

Уюмдун тутумга туташкан бардык кызматкери алмашуу процессин демилгелей алат. Документти контрагентке жөнөтүүдөн мурун ага ЭЦК кол коюу керек. Бул операция Cryptopro программасы аркылуу ишке ашырылат. Документ EDI аркылуу жөнөтүлөт. Контрагенттин кызматкери жаңы документти алуу жөнүндө билдирүү алат. Эгер кабыл алса, анда ЭЦК да коёт. Документке өзгөртүүлөрдү киргизүү керек болсо, анда жаңы электрондук версия түзүлөт. Түзөтүү аяктагандан кийин, сиз EDS аркылуу бардык өзгөртүүлөрдү сактооңуз керек. Андан кийин өзгөртүү менен документ контрагентке жөнөтүлөт. Зарыл болгон учурда маалыматты электрондук координациялоо жүргүзүлөт.

Эгер сизге кайра өзгөртүү керек болсо, анда бардык процедура кайра кайталанат. Жаңы версия боюнча эч кандай даттануулар жок болсо, анда документ урматталат. Акыркы үлгү эки цифралык кол тамга менен кол коюлган деп эсептелет. Документтин бардык версиялары серверде сакталат жана көрүү үчүн жеткиликтүү. Үлгү жарактуу статусун алгандан кийин, өзгөртүүлөр киргизилетдокумент иштебейт. Үзгүлтүккө учураган келишимдерге "Жокко чыгарылган" статусу ыйгарылат. Уюмдардын ортосунда электрондук документ жүгүртүү ушундайча ишке ашат.

Жабдуу

Уюмдардын ортосунда электрондук документ жүгүртүү үчүн эмне керек? Биринчиден, байланыш операторун тандап, маалымат алмашуу үчүн атайын программаны орнотуу керек. Экинчиден, уюм электрондук кат алышууну каалаган ар бир контрагент менен "Электрондук документтерди алмашуу келишимин" түзүү зарыл.

Ошондой эле бардык документтер сактала турган EDI серверин орнотуу керек. Бул кардар жабдуулары жана "булуттагы" сактагыч болушу мүмкүн. Сырттан системалык маалыматтарга кирүү уюмдун кызматкерлеринин жабдууларына орнотулган тиркеме аркылуу ишке ашырылат. Компьютерлердин сервер менен өз ара аракеттенүүсү кошумча SSL 128 шифрлөө менен HTTP протоколу аркылуу ишке ашырылат. Документтерге кирүү колдонмо интерфейси аркылуу жана аутентификациядан өткөндөн кийин гана ишке ашырылат.

EDF долбоору

Процесстерди автоматташтыруу долбоору бир нече айдан бир нече жылга чейин созулушу мүмкүн. Термин түздөн-түз автоматташтырылышы керек болгон процесстердин санына, уюмдун ресурстук жана финансылык мүмкүнчүлүктөрүнө көз каранды. EDI киргизүүнүн кыскача схемасы төмөнкүдөй:

• Жумушчу топ түзүлүүдө.
• Максаттарды, мөөнөттөрдү жана долбоордун бюджетин түзүү.
• Учурдагы процесстерди изилдөө.
• Тапшырмаларды иштеп чыгуу.
• ТандооEDI системалары.
• ЭЦКны ишке ашыруу боюнча келишимге кол коюу.
• Эмгек тартибин бекитүү.
• Тутум каталогдорун толтуруу.
• Кызматкерлерди окутуу.
• Алдын ала тестирлөө.
• ЭЦКны киргизүү жөнүндө буйрук чыгаруу.
• Программаны жана иштөө процедураларын тактоо.
• Пилоттук долбоор ишке киргизилүүдө.
• EDIге толук масштабдуу өтүү.

EDI ишке ашыруудагы каталар

Документтерди автоматташтыруу процессинде кагаздын болушу мыйзам тарабынан талап кылынган процесстерге өзгөчө көңүл буруу керек. Кагаз түрүндөгү документти электрондук түрдө кайталай албайсыз. Бул иш процессин бир кыйла жайлатат жана буткул автоматташтыруу процессине терс мамилени пайда кылат. Эки эселенген жумуш үчүн эч ким кошумча төлөбөйт.

Ишке ашыруу процессинде документтер менен иштөөнүн жаңы тартибин иштеп чыгуу, кызматкерлерди окутуу, андан кийин гана толук ишке ашырууга киришүү зарыл. Буга жаңы технологияларды колдонуунун артыкчылыктары кызматкерлерге жеткирилгенде гана жетишүүгө болот.

Дагы бир популярдуу жаңылыштык - бул EDMS талаптарын начар изилдөө. Эгер колдонуучулар конфигурацияланбаган системада иштеши керек болсо, анда EDI процесси уюмда кабыл алынган процесстен айырмаланат.

Уюмдардын ортосундагы электрондук документ башкаруу: жакшы жана жаман жактары

Артыкчылыктары:

• Документтердин түпнускасын почта аркылуу жөнөтүү баасын азайтуу.
• Документтер үчүн сактагыч мейкиндигин үнөмдөө. Мунун баары электрондук түрдө сакталат.
• Колдонууга оңой. Документ бир жумуш ордунан жөнөтүлөт. Документти тез издөө статусу боюнча ишке ашырылат (жөнөтүлгөн, алынган, кабыл алынган ж.б.).
• Ыкчам жеткирүү. Бардык жөнөтүлгөн маалымат дарек ээсине бир нече секунданын ичинде жетет.
• Документти тутумда сактоо мөөнөтү бүтмөйүнчө жоготууга болбойт.

Кемчиликтер:

• Жабдууларды колдонуу үчүн лицензия сатып алышыңыз керек, ага көп акча кетет.
• Көбүнчө дайындар бир эле системанын мүчөлөрүнүн ортосунда гана алмашууга болот.
• 1С же башка программалык камсыздоону колдонуу менен уюмдардын ортосунда электрондук документ башкаруу мурда колдонулган схемадан айырмаланат. Жаңы алгоритмди киргизүү менен бардык кызматкерлерде иштин жүрүшү боюнча суроолор пайда болот.
• Техникалык жабдуулар. EDI киргизүүгө чейин уюм жабдууларды сатып алып, кызматкерлерди жаңы системаны башкарууга үйрөтүшү керек.
• EDI жарактуулук мөөнөтү 1 жылды түзгөн ЭЦКны колдонуу менен жүргүзүлөт. Сертификаттарга көз салып, өз убагында жаңыртып туруу керек. Салык боюнча көйгөйлөрдү болтурбоо үчүн контрагенттин сертификаттарынын жарактуулук мөөнөтүн да көзөмөлдөө зарыл.

Укуктук жөнгө салуу

Уюмдардын ортосундагы электрондук документ жүгүртүүнү кандай ченемдик укуктук актылар жөнгө салат? Россия Федерациясынын мыйзамдары "Электрондук кол коюу жөнүндө" № 63 Федералдык Мыйзамды камтыйт, Федералдык салык кызматына документтерди берүү эрежелери Финансы министрлигинин No MMV-7-2 / 168 буйругунда белгиленген. EDOуюмдардын ортосунда Финансы министрлигинин No 50н буйругунун негизинде жүргүзүлөт. Алгачкы эсепке алуу документтерин электрондук түрдө алмаштыруу эрежелери Федералдык салык кызматынын ММВ-7-6/36@ буйругунда белгиленген. Бардык EDI операторлору өз ишинин жүрүшүндө Федералдык салык кызматынын № ММВ-7-6/253@ буйругун жетекчиликке алышы керек.

SBIS

SBIS уюмдарынын ортосундагы электрондук документ башкаруу кардарларга төмөнкү артыкчылыктарды берет:

• Документтерди Россия Федерациясынын аймагында катталган каалаган уюмга жөнөтө аласыз. Эгерде контрагент SBIS системасынын мүчөсү болбосо, анда компаниянын кызматкери жөн гана уюмдун өкүлү менен байланышып, анын электрондук почтасына системага катышууга чакыруу жөнөтөт. Сурам ырасталгандан кийин дароо эле катышуучулар ортосунда маалымат алмашуу ортомчуларсыз ишке ашырылат.
• Компьютериңизге программа орнотуунун кереги жок. Браузердин акыркы версиясы жана Интернетке кирүү жетиштүү.
• Дайындар менен иштөө үчүн атайын программанын кереги жок. Эгер отчет алгач үчүнчү тараптын программалык камсыздоосунда даярдалса, мисалы, 1С, анда VLIS системасы менен маалыматтарды интеграциялоону орното аласыз.
• Адаттагы документ формасы орнотулган эмес. Сиз текстти, электрондук жадыбалды, сүрөттөрдү жана башкаларды жөнөтө аласыз.

СКБ "Контур"

Орусиядагы биринчи программалык камсыздоону иштеп чыгуучулардын бири, ошондой эле уюмдар арасында электрондук документ жүгүртүү үчүн жабдууларды жеткирет. «Контур» Diadoc системасын иштеп чыккан, анын жардамы менен электрондук документтерди алмашуу ишке ашырылат. Системанын өзгөчөлүгү маалыматтарга кирүү мүмкүнчүлүгүн чет өлкөдө жүргөндө алууга болот. Компания бул үчүн өзгөчө роуминг тарифтерин иштеп чыккан. Кааласаңыз, API аркылуу берилиштерге кире аласыз.

Сага эмне керек?

EDI туташтыруу үчүн уюм сатып алышы керек:

• лицензияланган программа;
• сервер;
• жабдууларды жаңылоо;
• кызматкерлерди окутат;
• ички колдонмолор менен иштөө үчүн EDMSди орнотуңуз жана бириктириңиз.

Уюмдун ортосунда электрондук документ жүгүртүүнү туташтыруу үчүн ушундай инвестиция керекпи? Техникалык колдоо боюнча консультациялар, EDMS жана программалык камсыздоону жаңыртуу чыгымдарына киргизүү инвестициянын экинчи этабы болуп саналат. Бул чыгымдар ай сайын төлөнүшү керек.

Тыянак

Кагаздын иштөө процесси электрондукга алмаштырылууда. Бул уюмдун процесстик чыгымдарын гана азайтпастан, ошондой эле бүтүндөй бизнестин натыйжалуулугун жогорулатат. EDI ийгиликтүү иштеши үчүн системаны ишке ашыруунун максаттарын так формулировкалоо жана жабдууларды туура конфигурациялоо зарыл.