Илгерилетүү отчетторунун мисалдары. Отчетту кантип жазуу керек

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Жылына жок дегенде бир жолу кол алдындагылардан аткарылган иштер боюнча отчет берүүнү талап кылбаган жетекчи жок. Ал эми маселе күнүмдүк жумуш менен, мындай документти иштеп чыгуу бир кыйла татаал иш болуп көрүнөт. Анан эмнегедир бийликтен жасалган иштер боюнча отчеттордун мисалдарын сурагандан уялабыз. Эгер ал биздин ээлеген кызматыбызга дал келбейт деп чечсечи?

Кимге керек

Бул суроону отчет берүү тапшырмасын алган аткаруучу берет. Көбүнчө, фирмалардын кызматкерлери мындай талаптарга дээрлик таарынышат. Бирок ар бир нерсенин мааниси бар.

Биринчиден, аткарган иши боюнча отчет аткаруучунун өзүнө керек. Формалдуу эмес, бирок бул процесске кызыккан мамиле сиздин квалификацияңыздагы тоскоолдуктарды жана алсыз жактарды табууга мүмкүндүк берет. Ошентип, аны өнүктүрүүгө мүмкүн (жана зарыл) багыттары аныкталат. Анткени, баарыбыз каталарыбыздан сабак алабыз.

Экинчиден, бул лидерге керек. Аткарылган иштер боюнча отчет сапатын объективдүү баалоого мүмкүндүк берет жанамилдеттерди чечүү ылдамдыгы. Бул документтин аркасында көптөгөн суроолор жок болот - эң примитивдүү "сен дайыма эмне кыласың" дегенден тартып "эмне үчүн мен сиздин компьютериңизди заманбапка алмаштырышым керек" дегенге чейин. Анткени отчет документке өзгөртүүлөрдү сактоо үчүн көп убакыт талап кылынарын көрсөтөт. Жана бул аткаруучудан көз каранды эмес - эскирген оргтехника тезирээк иштей албайт. Чынында, ушундан улам кызматкер тынымсыз чай ичип жаткандай туюлат - ал жөн гана операциянын бүтүшүн күтүп жатат.

Жана суроо: "Эмне үчүн мен бир айда жасалган иш боюнча отчет жазуу керек?" өзү туура эмес. Анткени статистикалык маалыматтарды топтоо жана маалымат базаларын толтуруу оперативдүү кызматкерлер үчүн эмес, стратегдер үчүн мааниси бар. Аларга көйгөйдү чечүү ыкмалары жөнүндө сүйлөшүүдөн көрө аны чечүү оңой.

Эмне жазуу керек

Илгерилетүү тууралуу отчеттордун мисалдары сиз майда-чүйдөсүнө чейин жазышыңыз керек экенин көрсөтүп турат. Кандайдыр бир кичинекей нерсе же кичинекей жаңсоо сыяктуу көрүнгөн нерсе конкреттүү функцияларды аткарууда негизги элемент боло алат. Бирок муну бир нече жазуу жүзүндөгү отчетторду изилдегенден кийин гана түшүнүүгө болот.

Эгер иш күнүмдүк мүнөздө болсо, мисалы, документтерди макулдашуу жана карама-каршылыктарды аныктоо, анда таблица формасын иштеп чыгуунун мааниси бар. Бул учурда, дагы бир жолу, биринчи таблица абдан деталдуу жана көптөгөн мамычаларды камтышы керек; убакыттын өтүшү менен кээ бир тилкелерге болгон муктаждык жок болуп, отчеттун формасы кадимки (окуу - негиздүү) көрүнүшкө ээ болот.

Ббир катар учурларда, аткарылган иш боюнча отчетту тузген кезде (мисалы, мугалимдер) интроспекция маселесине формалдуу мамиле жасоого болбойт. Чынында эле мектеп пландалган окуу-методикалык жүктөмдөн жана керектүү материалды үйрөнүүдөн тышкары окуу-тарбия иштери менен да алектенет. Бул документти даярдоого өзгөчө мамилени талап кылат: бир катар окуучулардын артта калышынын себептерин түшүнүү, балдарды алардын предметине кызыктыруунун жолдорун издөө керек. Ошол эле учурда биз ийгиликтүү (жана таланттуу) мектеп окуучуларын да унутпашыбыз керек.

Максаттарды кабарлоо

Туура чогултуу жана убакыттын минималдуу чыгымдалышы үчүн жыл ичинде аткарылган иштер боюнча отчет кандай максатта жана эмне үчүн жазыларын башынан эле чечип алуу зарыл. Эң таанымалдарын атайлы:

- уюмдагы тигил же бул кызматтын реалдуу пайдасын актоо;

- кызматкердин квалификациясын ырастоо;

- жетекчиликке эффективдүү иштерди көрсөтүү;

- кийинки отчеттук мезгил үчүн каржылоо;

- багытты (идеяны) иштеп чыгууга макулдук алуу;

- бөлүнгөн ресурстарды жана каржыны сарптоонун жүйөсү, ж.б.

Белгилүү формула - маселенин туура коюлушу 50% чечимди камсыз кылат - бул учурда да иштейт. Отчет эмне үчүн керек экенин канчалык жакшы түшүнсөк, аны жазуу биз үчүн ошончолук жеңил болот. Документ “көрсөтүү үчүн” дегенге чейин бизден чыгармачылык мамилени таптакыр талап кылбайт. Жана убакытты талап кылат.

Документтин түзүлүшү

Эгер компанияда жок болсоОтчеттун формасы иштелип чыкса, анда аны өзүңүз иштеп чыгууңуз керек. Документтин максатын билип, анын түзүмүн ойлонуу керек. Үлгү отчеттору так жана жөнөкөй схема керек экенин көрсөтүп турат.

Башында маалыматты берүүнүн максаты жана логикасы түшүндүрүлүшү керек. Берүү тартибин түшүндүрүп, мазмунун түзүңүз. Таблицада эмне үчүн мындай форма тандалганын кыскача түшүндүрүү керек.

Бөлүмдөрдүн жана бөлүмчөлөрдүн ичинде да презентациянын бирдиктүүлүгүн сактоо керек. Ошентип, документ түшүнүктүү болот, натыйжада, аны кабыл алуу жеңил болот. Узак убакыт бою отчетто диаграммалар жана графиктер түрүндөгү иллюстрациялар абдан ылайыктуу, бул кабыл алууну жеңилдетет. Бирок бул жерде "алтын орто" эрежесин кармануу керек: катуу текст, ошондой эле эксклюзивдүү визуалдык материалдар тез чарчайт.

Стилдөө

Катардагы кызматкер үчүн, балким, жазуу эң кыйын нерсе – бул терминология жана сөз. Бомбалуу отчет табигый эмес көрүнөт жана жетекчиликтин терс реакциясын жаратат. Өтө жөнөкөй формулировкалар (мисалы, 25 документ) окурмандын көңүлүн бурат.

Бирок шаблондордон оолак болуу керек. Эч ким эч качан окубай турган документ гана өзгөчө. Биз кээде ушундай көйгөйлөргө туш болобуз, бирок бул макалада бизди реалдуу (проформа эмес) отчеттор кызыктырат.

Кандай болгон күндө да бир гана жетишкендиктер жөнүндө сөз кылбоо керек. Аларды баса белгилөө үчүништин журушундо жолу-гууга туура келген кыйынчылыктар женунде айтуу керек. Башка нерселер менен катар, татаалдыкты талдоо - бул жетекчилер үчүн ишти оптималдаштыруу жөнүндө ойлонуу үчүн тамак. Иштин жүрүшү тууралуу отчеттордун мисалдары “канааттандырарлык эмес абал”, “жолуккан кыйынчылыктар” ж.б. сыяктуу бүдөмүк фразаларды колдонбоо керектигин көрсөтүп турат. Баарын өзүнүн аты менен атаган жакшы: “сынган ксерокс”, “интернеттин жетишсиздиги”, «байланыштуу бөлүмдөн маалыматтын жоктугу же өз убагында алынбагандыгы. Мунун баары бизге компаниянын учурдагы абалын адекваттуу жана объективдүү баалоого мүмкүндүк берет.

Натыйжаларды баалоо

Ар бир жыйынтык сандар менен коштолушу керек. Мындай конкреттештирүү өнүгүү динамикасын түшүнүүгө мүмкүндүк берет.

Мындан тышкары, жыйынтыктарды баалоо критерийлерин белгилөө зарыл. Бул мурунку отчеттук мезгил болобу (мисалы, кварталдык отчет болсо) же тескерисинче, алдыга коюлган максаттардын аткарылышынын пайызы болобу, бул документтин авторунан көз каранды.

Жалпысынан кыйыр көрсөткүчтөр милдеттерди чечүү процесси жөнүндө көп нерсени айтып бере алат. Андан ары талдоо үчүн бул жерде дагы көп маалымат бар. Эмгек чыгымдарын аныктоодон баштап, максаттарды коюунун тууралыгын түшүнүүгө чейин.

Маселеден чечимге

Көпчүлүк отчеттор прогресс боюнча жазылат. Проблема-чечим байланышын ачык көрсөткөн документ көбүрөөк пайдалуу. Окурман кандай ыкмаларды жана ыкмаларды (зарыл болсо) дароо түшүнөт.аткаруучу тапшырманы ез убагында жана сапаттуу буткерууден пайдаланды.

Андан да деталдуу чынжыр "конкреттүү көйгөй - анын себептери - максаттарды коюу - чечүү" дароо күнүмдүк отчетту таблица түрүндө берүү зарылдыгын сунуштайт. Анын үстүнө, графиктердин аттары мурунтан эле белгилүү. Ушундай жол менен берилген маалыматты окуу жана талдоо оңой.

Сандык көрсөткүчтөрдү көрсөтүү

Отчет негизинен сандык маалыматтардан турган учурларда, таблица формасын түшүнүү абдан кыйын болушу мүмкүн. Үзгүлтүксүз сандар агымы окурманды бир нече мүнөттөн кийин чарчатат. Дагы бир нерсе - түстүү диаграммалар жана графиктер. Алар так, түшүнүктүү, окууга оңой.

Ар бир диаграммага комментарий берилиши керек. Мындан тышкары, ар кандай графиктер бири-бири менен кандай байланышта экенин көрсөтүү зарыл; себеп-натыйжа байланыштарын түшүндүрүү отчетту талдоону андан ары жеңилдетет.

Эгерде материалдык ресурстар жумуш учурунда сарпталган болсо, алардын бардыгын жөн эле санап койбош керек. Анын ордуна, алынган пайдалар тизмеленген болушу керек. Кургак сөз айкашы: "Сатып алынган офис жабдуулары" деген сөз такыр башкача угулат: "2 жумушчу орун түзүлдү, бул бөлүмдүн өндүрүшүн көбөйтүүгө мүмкүндүк берди"

Документти кантип берүү керек

Түзүүнүн бирдиктүү формасы жок экендигине карабастан, аткарылган иштер жөнүндө отчет ГОСТ боюнча түзүлүшү мүмкүн, ал негизгиилимий критерийлер. Анда форматтоо, шрифттин түрү жана өлчөмү ж.б. талаптар жазылган.

Документтин окулушуна келсек, бул жерде кээ бир кеңештер бар:

- бир абзацта 5 сүйлөмдөн көп болбоого аракет кылыңыз;

- негизги көрсөткүчтөрдү шрифт же түс менен бөлүп көрсөтүүгө болот;

- таблица же график баракты толугу менен ээлебеши үчүн текстти бузуу; аларга комментарийлер үчүн орун калтырууну унутпаңыз;

- отчёттун так жана кыска корутундусун жазыңыз.

Бул кеңештер сиздин баяндамаңызды кабыл алууну жеңилдетүүгө жардам берет, демек, алар алгач окурманды документтин авторуна карата лоялдуу мамилеге тарбиялайт. Босс экениңизди элестетиңиз. Жана баяндаманы сиз окуу үчүн пайдалуу жана кызыктуу кылыңыз.