Уюмдун документ жүгүртүүсү жөнүндө жобо. Уюмдагы иш процессинин мисалы

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Документ - бул анын мазмунуна жана максатына ылайыктуу формада берилген маалымат. Документ кимдир бирөө тарабынан кимдир бирөө үчүн бир максат менен түзүлөт. Бирок дайыма эле документтин булагы жана/же анын дареги адам боло бербейт. Заманбап деңгээл - машиналарды жана механизмдерди башкаруу циклине эффективдүү жана практикалык түрдө киргизүү мүмкүн болгондо жана зарыл болгондо.

Документтин кыймылынын процесси, өзгөчөлүктөрү жана ылдамдыгы анын формасына, мазмунуна жана "кыймыл чөйрөсүнүн" иштешине жараша болот. Ийгилик, экономикалык көрсөткүчтөр жана социалдык натыйжалуулук уюмдагы документ жүгүртүү канчалык жакшы жолго коюлганына көз каранды жана бул: компаниянын сапаты жана жашоосу.

Документтер жана иш процесси жөнүндө

Администрация, форма жана иш процессинин тартиби уюмдун мисалында мыйзам менен жөнгө салынбайт. ГОСТ, мыйзам алдындагы актылар жана милдеттүү сунуштар бар. Бухгалтердик документтердин бир бөлүгү катары, кредит алуу үчүн кагаздар жемедициналык корутундулар мыйзамдын ченемдери болуп саналат.

Документ дайыма эле катуу жазылган форма боло бербейт. Бул болушу мүмкүн:

• конкреттүү талаалар так семантикалык жана синтаксистик мазмунга ээ болгон белгилүү бир жол менен толтурулган форма;
• конкреттүү өтүнмө үчүн атайын формага ылайык жасалган барак (кат, буйрук, техникалык тапшырма, штаттык бирдик, …);
• эркин форма (кызматкердин түшүндүрмө каты, эмгектик жетишкендиктери үчүн ыраазычылык, арыз боюнча токтом, …).

Документтердин үч версиясы тең кагаз түрүндө же электрондук түрдө көрсөтүлүшү мүмкүн жана техникалык жана юридикалык инструменттердин бар болгондугуна байланыштуу алар таптакыр эквиваленттүү, бирок кагаз түрүндө гана мүмкүн болгон учурлар дагы деле бар.

Документтин жана иш процессинин формасын жана мазмунун мыйзамдык жактан жөнгө салуунун жоктугуна карабастан, документтерди түзүү, жылдыруу, сактоо же жок кылуунун катаал, жалпы кабыл алынган жана талкууланбаган практикасы бар, аны ар бир уюм өз алдынча жөнгө сала алат. кандайдыр бир жол менен өзүнө.

Уюмдагы документ агымынын эң сонун үлгүсү

Идеалга жетүү таптакыр мүмкүн эмес:

• жашоонун жана ишмердүүлүктүн бардык тармагында,
• каалаган убакта,
• космостун каалаган жеринде,

анткени ар бир жаңы ыкма жаңы горизонтторду көрүүгө мүмкүндүк берет. Аларды ээрчүү каалоосу жана зарылчылыгы бар. Документтер да четте калбайт. Тескерисинче, бул маалымат кыймылынын процессин динамикалык фиксациялоонун демонстрациялык жана жандуу мисалы.

Маалымат кандайча жазылганы маанилүү эмес: кагазда же электрондук түрдө. Учурда эки форма тең бирдей юридикалык мааниге ээ, бирок кагаз түрүндөгү версиясы айрым учурларда артыкчылыктарга ээ.

алардын пайда болуу (түзүү) учурдан сактоо же жок кылуу учуруна чейинки кыймылынын цикли.

Баардык эле булактар (авторлор) адамдар гана болбошу керек болгон сыяктуу эле, көптөгөн документтер адамдын кийлигишүүсүз эле машиналар жана механизмдер тарабынан түз аткарыла тургандыгын бардык уюмдар түшүнө бербейт.

Иш агымын автоматташтыруу боюнча адаттагыдай түшүнүү көпчүлүк учурларда жөнөкөй "сигнал идеясынын" деңгээлинде болот, анда программага окуялардын болгону жөнүндө гана билдирүү тапшырылган.

Документтердин ички жана тышкы жүгүртүүсү

Ийгиликтүү уюштуруу үчүн эки схема тең маанилүү. Тышкы жүгүртүү статикалык мааниге ээ, ал эми ички жүгүртүү динамикалык мааниге ээ.

Компаниянын жетекчилиги бул жагдайды канчалык жакшы түшүнсө, ошончолук келечектүү электрондук документ жүгүртүү тутумун тандайт. Уюмда бизнес кагаздардын кыймылынын идеалдуу үлгүсүн көрсөтүүнү каалагандар өздөрүнүн маалымат системасын жазышат.

Документтер негизги жана болушу мүмкүнорто. Акыркысы ар дайым уюмдун ичинде кыймыл тарыхына ээ.

Документ жана аны колдонуу боюнча билимдерди колдонууну талдоо менен компаниянын функционалдык мүнөздөмөлөрүн, социалдык-экономикалык көрсөткүчтөрүн жана убакыттын параметрлерин баалоого болот. Бул өнөктөштөр жана керектөөчүлөр үчүн маанилүү.

Кагаз, бирок эффективдүү же электрондук, бирок сатылып алынган

Уникалдуулук адамга гана эмес, уюмга да мүнөздүү. Анын үстүнө ар бир адам өзүнүн инсандыгын баалайт жана аны кийими, жүрүм-туруму, билими жана башкалар менен ар тараптан баса белгилегенге аракет кылат.

Даяр маалыматтык системаны сатып алган компания - бул уюмду өзүнүн жүзүн ажыратып, кызматкерлерин "бирөөнүн кийимин кийүүгө" мажбурлаган иш процессинин эң сонун үлгүсү.

Документтер жана алардын колдонулушу боюнча үчүнчү тараптын, бирок заманбап пикирди таңуулагандан көрө, кагаз алып жүрүүчүлөрдү эски ыкма менен иштөөнү өз кызматкерлериңе тапшырган жакшы. Ар бир кызматкер башка адамдардын идеяларынын жана үчүнчү тараптын иш процессинин структураларынын натыйжалуулугун изилдөөчү эмес, уюмдун ишинин маанилүү элементи болуп саналат.

Артыкчылыктар, динамика жана функция

Жумуш процессинин тышкы контуру ар дайым чектелген, жөнөкөй жана статикалык туруктуу. Жалпысынан алганда, ага татыктуураак маани берилбеши керек. Мисалы, салык, көзөмөлдөөчү органдар же өнөктөштөр менен болгон мамиледе “жаныңды инвестициялоонун” эмне кереги бар. Сиз кандайдыр бир жол менен маалымат алмашуу процессин диверсификациялай аласызжарнама агенттиктери, бирок бул да акыры статикалык, күнүмдүк формага өтөт.

Маанилүү бөлүгү ар дайым электрондук документ жүгүртүү болуп саналган маалыматты иштетүү системабыздын артыкчылыктуулугу шексиз. Бирок ар дайым жана ар бир адам өз тутумун түзүү үчүн убакыт жана акча үчүн өкүнүшөт.

Классикалык "one es" же "galaxy" опцияларынын айкалышы xel жана бир нече үчүнчү тараптын жергиликтүү экономикалык же бухгалтердик программаларысыз эч качан иштебейт, ошондой эле пикир жана документтер (буйрутмалар, буйруктар, даттануулар, сунуштар, …) кардарлардан жана өнөктөштөрдөн - адаттагыдай абал, кызматкерлер дайыма күнүмдүк иштер менен алек жана эч кандай чыгым жок.

Өндүрүш процессинин динамикасын анын өзүнүн функционалдуулугун натыйжалуу ишке ашыруу менен гана камсыз кылууга болот. Ушундай шартта гана уюмдагы электрондук документ жүгүртүү үлгү алууга татыктуу үлгү жана өзүнүн бизнес-идеясын ишке ашыруунун контекстинде өндүрүштүк, экономикалык жана социалдык көрсөткүчтөрдүн эң сонун динамикасы болуп саналат.

Уюмдун маалымат системасы жөнүндө жобо

Ар кандай уюм - бул окшош чөйрөдө пайда болгон жана бар маалымат системасы. Документтер уюмга сырттан келет, анын ичинде ошондой эле документтерди түзүү талап кылынат, алардын айрымдары жөнгө салынган жана милдеттүү болуп саналат.

Жөнөкөй уюмдун иш процессинин диаграммасы адатта ар бир адам кылган ишинин мисалы болуп саналат. жөнүндө жобоэмгек тартиби, күн тартиби, кызматкерлердин милдеттери - кадимки норма, бирок "Уюмдун маалымат системасы жөнүндө жобону" иштеп чыгууга өтө аз адамдар тартылган.

Объективдүү көз караштан алганда, уюмдун жетекчилери каалаган нерсени жетекчиликке алат, каалаган жоболорду жана кызматтык нускамаларды жаза алат. Бирок бул ченем чыгаруунун эффективдүүлүгү жана практикалуулугу ички жөнгө салуу арсеналы канчалык реалдуулук талаптарына жооп береринен көз каранды.

Документтер жана алардын кыймылы боюнча жобо

Ишкананын документ жүгүртүү системасы компаниянын маалымат чөйрөсүнүн ажырагыс бөлүгү болуп саналат, анын натыйжасында «Документтерди жүгүртүү жөнүндө жобо» «Уюмдун маалымат системасы жөнүндө жобонун» тиркемеси болуп саналат, бирок абдан маанилүү жана анын бардык элементтерин бирдиктүү маалымат организмине бириктирүүчү.

Эгерде жетекчилик уюмдун иш процессинин эң сонун үлгүсүн түзүүгө чечкиндүү болсо, бул алар чындап эле киреше табуу жана кызматкерлердин жыргалчылыгын жакшыртуу максатында ийгиликтүү бизнести өнүктүрүү менен алек экенин билдирет.

Программалык камсыздоону иштеп чыгуунун учурдагы абалынын өзгөчөлүгү, өзгөчө бөлүштүрүлгөн маалыматты иштеп чыгуунун алдыңкы сабында (интернет программалоо мисалдары), мобилдик өзүн-өзү адаптациялоочу тиркемени түзүү дээрлик мүмкүн эмес.

Уюмда электрондук документ жүгүртүү милдети жөнөкөй, бирок көрсөтмөлүү мисал. Бул жерде динамика өзгөчө:

• кирүүчү жана чыгуучу документтер;
• ички жана тышкы иш кагаздарын иштетүү үчүн алгоритмдер.

Дайындардын жана алгоритмдердин өзгөрүшүнө жараша өзгөрүшү мүмкүн болгон код жазуу абдан кыйын. Убакыттын жана ресурстардын баасы ар бир уюмда боло бербейт.

Динамикада электрондук документ башкаруу

Электрондук версиянын тапшырмасынын мисалында ишканада иш процессин уюштуруу актуалдуу, жөнөкөй, индикативдик жана практикалык. Татаалдуулук динамикалык түрдө өзгөрө турган кодду иштеп чыгуу процессинен келип чыгат. Иштеп чыгуу убактысы да көйгөй.

жалпы иштетүү логикасын колдонуңуз.

Анда уюмдагы иш процесси=мисал + өз бизнес идеяңыздын өзгөчөлүктөрү. Биринчи жакындаштырууда натыйжа практикалык мааниге ээ болбойт, бирок милдеттерди биринчи жолу ишке ашыруу ишке киргизилээри менен аларды чечүү цикли кайра кайтарылгыс болуп калат жана тийиштүү көңүл буруу менен натыйжага жетишилет.

Динамикалык түрдө өзгөрүп туруучу маалыматты иштеп чыгууга жөндөмдүү маалыматтык системаны түзүү – бул биринчи кезекте түзүү процессинин өзүнүн динамикасы.

Кирүүчү, чыгуучу жана адекваттуу өзгөртүү үчүн механизм түзүлгөнгө чейинички документтер, ал эми код программисттин катышуусусуз өз алдынча өзгөрө албайт, электрондук документ жүгүртүү системасын түзүү фактысы жөнүндө сөз кылуу мүмкүн эмес.

Бирок, уюмдун маалымат процесстерин толук колдоо үчүн өз тутумуңузду ойлоп табуу жана ишке ашыруу анын ийгилигинин жаркын жана кемчиликсиз болушуна барабар.