Уюмдун иштеринин номенклатурасы: үлгү толтуруу. Уюмдун иштеринин номенклатурасы кантип түзүлөт?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Ар бир уюм иш процессинде чоң документ агымына туш болот. Контракттар, уставдык, бухгалтердик эсеп, ички документтер… Алардын айрымдары ишканада иштеп жаткан буткул мезгилге чейин сакталууга тийиш, бирок справкалардын кепчулугу алардын жарактуу меенету аяктагандан кийин жок кылынышы мумкун. Топтолгон документтерди тез түшүнүү үчүн уюмдун иштеринин номенклатурасы түзүлөт. Бул документтин үлгүлөрү жана аны түзүү алгоритми төмөндө талкууланат.

Максат

Ар бир уюмда жүздөгөн документтер түзүлөт. Күн сайын алар топтолуп, жумушчулар акырындап бири-бирин алмаштырышат. Бир убакта эки жыл мурунку заказды табуу кыйын болуп калат. Мындай жагдайларды болтурбоо үчүн иштердин номенклатурасы түзүлөт.

Аныктама

Дело – бирөөгө тиешелүү документмаселе, иш чөйрөсү. Иштердин номенклатурасы - бул аларды сактоо мөөнөттөрүн көрсөтүү менен ачылган иштердин тизмесин камтыган тизме. Анын жардамы менен сиз иш процессин туура уюштура аласыз. Үлгүсү төмөндө карала турган коммерциялык уюмдун иш номенклатурасы төмөнкү максаттар үчүн түзүлөт:

• документтерди топтоого системалаштыруу, алардын ыкчам издөөнү жана коопсуздугун камсыз кылуу;
• иштердин классификациясына ылайык каттоо номерин берүү;
• туруктуу, узак мөөнөттүү жана жеке сактоо үчүн документтердин инвентаризациясын түзүү (анын ичинде жок кылуу актылары).

Иштердин номенклатурасы архивдөө жана жок кылуу үчүн документтерди тандоодо колдонулат. Бул көп функциялуу маалымдама ар бир уюмга кеңсе ишин тартипке келтирүү үчүн керек. Бул учурда уюмдун менчигинин формасы маанилүү эмес. Эгерде медициналык уюмдун иш номенклатурасынын үлгүсүн ченемдик укуктук актыларда жана токтомдордо табууга мүмкүн болсо, анда жеке уюмдун ачылган иштеринин аналитикасы өз алдынча түзүлүүгө тийиш.

Талап кылынганбы же аргасызбы?

Бул тизмени түзүү «Архивдердин ишинин эрежелери» тарабынан каралган. Архивди өзүнчө кызмат катары түзгөн уюмдар үчүн милдеттүү болуп саналат. Бул тизмеге мамлекеттик жана муниципалдык мекемелерден тышкары нотариалдык кеңселер сыяктуу айрым коммерциялык структуралар да кирет.

Баардык башка мекемелер документтер менен иштөөнү системалаштыруу үчүн иштердин номенклатурасын түзүшү керек, анткени бардык формадагы ишканалармүлк архивдик маалымдамалардын сакталышын камсыз кылууга милдеттүү. Бул No 125 Федералдык Мыйзамда каралган. Толук аткарылчу иштердин тизмеси календардык жылдын төртүнчү чейрегинде башталышы же жаңыртылышы керек.

Структура

Иштердин номенклатурасында басмалык басылмалардан башка бардык козголгон иштер камтылууга тийиш: кызматкерлердин арыздары, иштен маалымкаттар, журналдар, бухгалтердик китептер, түзүмдүк бөлүмдөрдүн бардык документтери, түзүмдүк бөлүмдөрдүн кат алышуулары ж.б. "Күч" деген рубриканы камтууга тийиш. Анықтамада убактылуу комиссиялардын, бөлүмдөрдүн делолору болушу керек. Бирок, мисалы, профсоюз деген өз алдынча уюм. Анын кызматкерлери справочниканы түзүү менен өз алдынча алектенишет. Архивде ошондой эле жоюлган ишканалардын, алардын укуктук мураскери иштеп жаткан уюм болгон каралып жаткан иштердин аталыштары камтылышы керек.

Уюмдун иштеринин номенклатурасын толтуруунун үлгүсүн төмөндө көрө аласыз.

Бүгүнкү күндө көптөгөн ишканалар документтерди электрондук түрдө жүргүзүшөт. Кээ бир отчеттор кагаз түрүндө да басылбайт. Ар бир бөлүмдүн аягында кайсы жазуулар электрондук түрдө сакталып жатканын тизмектеп, файлдардын санын жана керектүү издөө ачкыч сөздөрүн көрсөтүңүз. Кээ бир мекемелер коммерциялык уюм үчүн иштердин өзүнчө электрондук номенклатурасын түзөт. Үлгү жана аны толтуруу алгоритми толугу менен кабыл алынган стандарттарга жооп бериши керек.

Эмнеден баштоо керек?

Ири мекемелерде каталогду түзүү үчүн жоопкерчилик документация кызматына жүктөлөт(катчылык, кеңсе), ал эми кичинелеринде - катчы, башка дайындалган адам. Коммерциялык уюмдарда бул функцияны документтердин көбү түзүлө турган кадрлар бөлүмү аткарат. Маалымат бардык түзүмдүк бөлүмдөрдөн келиши керек болгондуктан, уюмдагы иштердин номенклатурасы боюнча буйрукту иштеп чыгуудан баштоо максатка ылайыктуу. Төмөндө мындай буйруктун үлгүсү назарыңыздарга сунушталат.

ABC LLC

20.11.2017 Москва

Документтерди системалаштыруу, сактоо жана эсепке алуу максатында

БУЮРТ:

• Компаниянын ишинин номенклатурасы 2018-01-01-жылдан тартып бекитилсин жана жүгүртүүгө киргизилсин.
• Түзүмдүк бөлүмдөрдүн жетекчилери бекитилген форма боюнча иштерди түзүүнү камсыз кылышсын.
• Справочниктен үзүндүнү түзүмдүк бөлүмдөргө катчыга жөнөтүү.

башкы директор Иванов Н. А.

Кээ бир иш багыттары боюнча мекемелер үчүн министрлик тарабынан уюмдардын иштеринин номенклатурасынын үлгүлөрү иштелип чыккан. Бул нюанс каталог түзүү алдында тактоо керек. Типтүү номенклатуралар уюмдун иштеринин берилген типтүү номенклатурасына так ылайык толтурулууга тийиш. Башка мекемелер бул колдонмолорду жеке документти түзүү үчүн колдоно алышат.

Колдоого алынган документтер

Справочник формасын иштеп чыгууда коммерциялык уюмдар төмөнкүлөргө көңүл бурушу керек:

• "Архив эрежелери" (Федералдык архивдин 06.02.02-жылдагы чечими);
• 2009-жылдын 15-апрелиндеги № 477 "Иш кагаздарын жүргүзүү эрежелерин бекитүү жөнүндө" Жарлыктын 5-бөлүмү.
• Офисте иштөө боюнча нускамалар.
• Архивдик документтердин тизмеси.

Ошондой эле штаттык таблицаны, уставды, локалдык актыларды, бөлүмдөр жөнүндө жоболорду, эрежелерди, стандарттарды, нускамаларды, иштердин инвентаризациясын изилдөө керек. Алар тиешелүү документтерге шилтемелерди камтыйт. Биринчиден, бөлүмдөр боюнча уюмдун иштеринин номенклатурасынын үлгүлөрү түзүлөт, андан кийин жалпы маалымдама түзүлөт. Кээде структуралык эмес, функционалдык принцип колдонулат. Башкача айтканда, бөлүштүрүү бөлүмдөр боюнча эмес, функциялар боюнча жүргүзүлөт.

Уюмдун иштеринин үлгү номенклатурасын кантип түзүүгө болот?

Справочниктердин формасы «Архивдердин ишинин эрежелеринин» №8 тиркемесинде көрсөтүлгөн. Маалыматтык китептер уюмдун бланкында түзүлөт. Отчеттун негизги бөлүгү таблица түрүндө берилген жана 5 тилкеден турат:

• жагдайдын индекси;
• аталышы (томдор, бөлүктөр);
• саны (томдор, бөлүктөр);
• жарактуулук мөөнөтү, тизмедеги макала номери;
• эскертме.

Индекс

Индекс – бул ишкананын ичиндеги түзүмдүк бөлүмдүн санариптик белгиси. Мисалы: 04-06, мында 04 - кадрлар бөлүмүнүн катар номери, 06 - иштин катар номери. Индекс үч жуп сандан турушу мүмкүн, мисалы: 04-03-08, мында 04 - финансы-экономика бөлүмүнүн коду, 03 - бухгалтердик эсеп бөлүмүнүн белгиси, 08 - иштин номери. Индекс сандык, алфавиттик же аралаш болушу мүмкүн.

Баш саптары

Белгилер документтердин маанилүүлүгүнө жараша бөлүштүрүлөт. Биринчиден, уюштуруучулукадминистративдик документация (жогорку бирдиктерден баштап түзүмдүк бөлүмдөргө өтүү). Андан кийин уюмдун өзү иштеп чыккан эрежелер жана жоболор келтирилген. Андан ары пландар жана отчеттор (жылдык, кварталдык, айлык) эске алынат. Администрациялык документтердин долбоорлору негизги документтерден кийин жайгаштырылат. Бир түрдөгү иштер (мисалы, кызматкерлердин жеке карталары) алфавиттик тартипте толтурулат.

Белгиленген документтин мазмуну кыскача болушу керек. "Ар кандай", "кат алышуулар", "кирүүчү/чыгыш документтери" сыяктуу жалпы сөздөрдү колдонууга жол берилбейт. Иштин аталышы төмөнкү элементтерди камтыйт:

• документтин аталышы же эгерде документ чоң көлөмдүн бөлүгү болсо, берилүүчү иштин түрү;
• документтин автору (уюмдун же бөлүмдүн аталышы);
• дарек (документтер кимден алынат же документтер кимге жөнөтүлөт);
• резюме/маңызы (мисалы, "Сертификация суроолору");
• аймактын аталышы;
• дата/период;
• файлда алардын түп нускасы эмес, башка документтердин көчүрмөлөрү болсо белгилеңиз.

Ар бир иштин көлөмү 250 барактан ашпашы керек. Эгерде иш көлөмдүү болот деп болжолдонсо, анда ал бөлүктөргө жана томдорго бөлүнөт. Календардык жылдын аягындагы үчүнчү тилкеде иш жүзүндө ачылган иштердин саны көрсөтүлөт.

Төртүнчү графада Эрежелерге ылайык документтерди сактоо мөөнөттөрү көрсөтүлөт. Алар мамлекеттик жана коммерциялык уюмдар тарабынан сакталышы керек. Эгерде документ Эрежеде жок болсо, анда анын мөөнөтүсактоо Тизме боюнча аныкталышы керек. Сактоо мөөнөтүн кайра эсептөө ал түзүлгөндөн кийинки жылдын 1-январынан башталат. Эгер тастыктама 2016-жылы берилген болсо, анда артка санак 2017-01-01ден башталышы керек.

Тизме жаңыртылууда

Жыл сайын файлдар архивге өткөрүлүп берилгенде толук тизме берилет. Коопсуздук уюмдарынын филиалдары үчүн иштердин жаңыланган үлгү номенклатурасы төмөнкүдөй болот:

Жыл ичинде бардык документтер бекитилген форма боюнча топтоштурулган. Эгер мурда колдонулбаган отчетту кошуу керек болсо, жаңы баш сөз түзүлөт. Жана процесс жогоруда сүрөттөлгөн алгоритм боюнча кайталанат.