Электрондук документ жүгүртүү: артыкчылыктары жана кемчиликтери, системанын маңызы, ишке ашыруу жолдору

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Улам көп компаниялар документтерди түзүү жана сактоо үчүн ар кандай программаларды колдонууну камтыган электрондук документ жүгүртүүгө өтүүдө. Ошол эле учурда уюмда документтердин кагаз көчүрмөлөрүн камтыган архив жок. Электрондук документ жүгүртүүнүн көптөгөн артыкчылыктары бар, анын аркасында ишкерлер кагаз документтерди колдонуудан баш тартууга кубанычта. Бирок ага өтүү үчүн иштеген компьютерлерге атайын программалык камсыздоону орнотуу керек, ошондой эле бул иш процесси менен алектене турган жооптуу кызматкерди дайындоо керек.

Электрондук документ жүгүртүү концепциясы

Бул ар кандай документтер менен иштөөнүн заманбап ыкмасы менен берилген. Ар бир уюмдун ишмердүүлүгүнүн жүрүшүндө көптөгөн ар кандай кагаздар пайда болот, алар тынымсыз басылып, өзүнчө бөлмөдө узак убакытка сакталууга туура келет.

Эгерде ишкердин же компаниянын тийиштүү түрдө аткарылганэлектрондук кол тамга, кайсы документтер электрондук түрдө күбөлөндүрүлгөн болсо, анда бул документти кагазга басып чыгаруу талап кылынбайт.

Электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктары

ЭЦК тарабынан тастыкталган электрондук документацияга өтүүнүн көптөгөн артыкчылыктары бар. Бул документтештирүүнүн бул ыкмасына көбүрөөк ишкерлер өтүп жаткан көптөгөн оң параметрлердин болушуна байланыштуу. Бирок, адегенде электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктарын жана кемчиликтерин баалоо керек. Негизги артыкчылыктар төмөнкүлөрдү камтыйт:

• компетенттүү структуралаштыруудан жана сактоонун ишенимдүүлүгүнөн улам керектүү документтерди тез арада издейт;
• жумуш процессинин структурасы борборлоштурулган;
• бардык документтерди электрондук түрдө ар кандай медиада жана ал тургай алыскы серверлерде да сактаса болот, андыктан кеңседе өрт чыгып кетсе дагы, кандайдыр бир маанилүү документ жок болот деп кооптонуунун кереги жок;
• бардык документтер оңой катталып, бекитилет;
• бардык иш кагаздарына электрондук байланыш каналдары аркылуу жөнөтүүнүн негизинде кол коюлат, бул ар кандай ишкананын кызматкерлери үчүн бир топ убакытты жана күчтү үнөмдөйт;
• зарыл болсо, бир нече секунданын ичинде каалаган документтин көчүрмөсүн жасай аласыз;
• аудит абдан жөнөкөйлөштүрүлгөн, анткени ал электрондук түрдө жүргүзүлөт, ошондой эле бул максаттар үчүн электрондук каналдар аркылуу документтерди кабыл алган жалданма адистерди чакыра аласыз.

Артыкчылыктарэлектрондук документ жүгүртүү системалары маанилүү жана талашсыз, бирок аларга өтүүдөн мурун ар бир системанын терс жактарына баа берүү керек.

Системадагы кемчиликтер

Электрондук документ жүгүртүү системасын киргизүүнүн артыкчылыктары талашсыз, бирок бул процесстин кээ бир кемчиликтери бар. Аларга төмөнкүлөр кирет:

• сөзсүз түрдө электрондук санариптик кол тамганы каттоо талап кылынат, аны түзүү үчүн чоң суммадагы каражат төлөнөт;
• егер өнөктөштөр электрондук документ жүгүртүүгө өтпөсө, электрондук документтерди колдонууга мүмкүнчүлүк жок;
• кошумча программаны орнотууга жана бардык электрондук жазууларды жүргүзгөн ишенимдүү кызматкерди жалдоого көп акча жана убакыт сарпталат;
• мындай иш процессинин так бирдиктүү форматтары азырынча тактала элек;
• көп подрядчылар жана сатып алуучулар EDS менен кол коюлган электрондук документтерди колдонуудан шектенишет.

Ошондуктан, туура жана актуалдуу чечим кабыл алуу үчүн ар бир ишкер алгач электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктары менен кемчиликтерин изилдеши керек.

Өнүктүрүүнүн себеби

Электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктары көп жана олуттуу. Бул анын дайыма өнүгүп жаткандыгына жана ар кандай ишканалардын ишине киргизилип жаткандыгына алып келет, алар бир гана эмес.коммерциялык, бирок ошондой эле коомдук. Аны натыйжалуу жана үзгүлтүксүз өнүктүрүүнүн негизги өбөлгөлөрү төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Аны салык мыйзамдарында колдонуу мүмкүнчүлүгү каралган. Салык отчетторунун айрым түрлөрү электрондук түрдө гана берилиши мүмкүн. Бул кызматкерлер үчүн КФда көрсөтүлгөн камсыздандыруу төгүмдөрү боюнча отчетторго, ошондой эле ишкананын ар бир кызматкери үчүн Федералдык салык кызматына берилген 3-NDFL декларациясына тиешелүү. Жада калса компаниянын бардык кызматкерлери үчүн SZV-M отчету, эгерде уюмда 25тен ашык адам иштесе, электрондук түрдө берилет. Ошондуктан, кээ бир компаниялар жөн эле электрондук документацияга өтүүгө аргасыз болушат, анткени алар баары бир ЭЦК берүүсү керек.
• Электрондук документ жүгүртүүнүн негизги артыкчылыктары аны бухгалтердик эсепке бекитүү мүмкүнчүлүгүн камтыйт. № 402 Федералдык Мыйзамга ылайык, баштапкы эсепке алуу документтери кагаз түрүндө гана эмес, электрондук түрдө да түзүлүшү мүмкүн, эгерде аны электрондук кол тамга менен индоксациялоо мүмкүн болсо.
• 2017-жылдан тарта бул документ агымын сот өндүрүшүндө эффективдүү иштеп чыгуу башталды. Эми ар бир соттун чечими ачык булактарга жарыяланышы керек. Мындан тышкары, бардык фирмалар жана жеке адамдар электрондук түрдө арыз же даттануу менен кайрылууга мүмкүнчүлүк алышат, бул үчүн ЭЦК талап кылынат. Демек, электрондук кол тамга ири компаниялар тарабынан гана эмес, жеке адамдар тарабынан да берилет.
• Электрондук технологиялардын өнүгүүсү тездик менен жүрүп жатат, ошондуктан азыр дээрлик ар бир адам Интернетке кире алат, бул башкалар менен баарлашуу процессин абдан жөнөкөйлөтөтэл жана мамлекеттик кызматкерлер.

Ошондуктан, мындай иш процессин колдонуу барган сайын суроо-талапка ээ болуп жатат деп айтууга болот.

Дагы бир маанилүү пайда

Мындан тышкары, көптөгөн компаниялар башка региондордо же өлкөлөрдө жайгашкан ишканалар менен кызматташат, ошондуктан электрондук документ жүгүртүүнү жүргүзүүдө ар кандай документтерди алмаштыруу алда канча жеңил болот. Бул сатуу рынокторун олуттуу көбөйтүүгө жана түз өндүрүүчүлөр менен байланыш түзүүгө мүмкүндүк берет.

Бул электрондук документ жүгүртүүнүн кошумча маанилүү артыкчылыгы. Башкаруу сапатынын жакшырышы ылайыктуу система ишке киргизилген биринчи күндөн тартып байкалууда.

Кантип кирүү керек?

Адегенде ишкананын жетекчиси электрондук документ жүгүртүү системасынын артыкчылыктары менен кемчиликтерине баа берет. Эгерде аны компанияга киргизүү чечими кабыл алынса, анда бул үчүн төмөнкү кадамдар аткарылат:

• Акционерлердин чогулушу өтүп, анда бул системаны ишке ашыруу үчүн добуш берүү жүргүзүлөт.
• Эгер чечим оң болсо, анда тиешелүү буйрук компаниянын директору тарабынан чыгарылат.
• Электрондук документацияны колдонуу эрежелерин жөнгө салуучу ички жобону иштеп чыгуу максатка ылайыктуу.
• Ар кандай документтерге кол коюу процессинде колдонула турган колду тандаңыз.
• Эгер жөнөкөй кол тандалган болсо, анда ал коддордун жана сырсөздөрдүн, ошондой эле башка каражаттардын жана ага кирүүнүн негизинде коюлат.чектелген, ошондуктан электрондук документтерди бекитүү менен алектене турган конкреттүү адам дайындалат.
• Тастыктоочу орган тандалды. Ал электрондук документ жүгүртүү менен алектенген адистештирилген уюм тарабынан көрсөтүлөт. Кызматташуу пайдалуу жана ыңгайлуу боло турган компанияны тандоо маанилүү. Сунушталган кызматтардын баасын, ошондой эле кызматташуу учурунда колдонула турган ар кандай функцияларды алдын ала баалашыңыз керек. Электрондук документ жүгүртүүнү жүргүзүү процессинде келип чыгышы мүмкүн болгон ар кандай каталар үчүн тандалган борбор кандай жоопкерчилик тарта тургандыгы аныкталат.
• Документтер даярдалууда, анын негизинде тандалган борбор менен келишим түзүлөт.
• Тандалган уюм менен түзүлгөн келишим түшүндүрүлүүдө. Андан кийин борбор EDS ачкычынын сертификатын түзүп, кардарга берет.
• Уюмдун ишинде электрондук документ жүгүртүүнү түз киргизүү бар. Бул үчүн бардык кагаз документтер электрондук түргө өтүп, электрондук документ алмашуунун тартиби түзүлүүдө.

Эсеп-фактуралар электрондук түрдө түзүлүшү мүмкүн, бирок биринчи кезекте мындай документтерди колдонуу контрагент үчүн ыңгайлуу экенине ынануу керек. Себеби бул документтерди иштетүү үчүн компаниянын техникалык каражаттары болушу керек.

EDS тандоо

Электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктарына да камтылган даярдоо чыгымдары кыскарганкөптөгөн кагаз документтер. Бирок, кандай болгон күндө да, сиз белгилүү бир чыгымдарды талап кылат. Алар электрондук документацияны бекитүү процессинде колдонулган электрондук кол тамганы тариздөөгө байланыштуу.

ETS квалификациясыз же квалификацияланган түрдө көрсөтүлүшү мүмкүн.

Квалификациясыз

Ал криптографиялык маалыматтарды трансформациялоо аркылуу чыгарылат, ал үчүн ЭРКнын ээсине жеткиликтүү болгон атайын ачкыч колдонулат. Электрондук кагаздарга компанияда ким кол коёрун алдын ала чечип алуу маанилүү.

Мындай кол коюунун жардамы менен, документке кол коюлгандан кийин киргизилген ар кандай өзгөртүүлөрдү таба аласыз.

Квалификациялуу

Бул үчүн компания EDS текшерүү ачкычын камтыган атайын сертификат алат. Мындай колду түзүү үчүн №63 Федералдык Мыйзамда келтирилген талаптар эске алынат.

Адатта мындай ЭЦК коммерциялык сырды сактоого умтулган ири компанияларда колдонулат, ошондуктан, квалификацияланган ЭЦКнын эсебинен электрондук документтердин коопсуздугу камсыз кылынат.

Электрондук кол тамганын белгилүү бир түрүн тандагандан кийин, тандалган күбөлүк борбору менен келишим түзүлөт.

Компаниянын ишине системаны киргизүү эрежелери

Кагазга салыштырмалуу электрондук документ жүгүртүүнүн артыкчылыктары талашсыз деп эсептелет, бирок көп учурда аны уюмдун ишине киргизүү процессинде белгилүү бир кыйынчылыктар пайда болот. Демек, бул процесстин эрежелери төмөнкүлөрдү камтыйт:

• алгач жетекчинин буйругу менен кагаз түрүндөгү документтерди электрондук түргө которуу менен алектене турган адис дайындалат;
• ар бир иштеген компьютерге атайын программа орнотулган, ал документтерге мурда чыгарылган ЭЦК менен кол коюуга мүмкүндүк берет;
• ар кандай документтерди түзүүдө, иштеп чыгууда жана макулдашууда иш кагаздарын жүргүзүүнүн негизги эрежелери эске алынат, алар кагаз документтерге да тиешелүү;
• электрондук документтерде бардык керектүү реквизиттер, мөөрлөр жана ЭЦК болушу керек;
• маалымат компаниянын жоболоруна бул документтер менен болгон аракеттерди ырастоонун кандай ыкмалары колдонула тургандыгы жөнүндө киргизилиши мүмкүн.

Эгер процесс жакшы түшүнүлсө, өтө оор деп эсептелбейт.

Башка компаниялар менен кызматташуу эрежелери

Мындай системаны өз ишине киргизген ар бир компания өзүнүн негизги контрагенттери менен кызматташууда электрондук документацияны колдонууну каалайт. Бул үчүн, башка компания менен келишим түзүүдө документтин текстине бардык иш кагаздары электрондук байланыш каналдары аркылуу өткөрүлөт деген пункт киргизилиши керек. Андан кийин зарыл болгон документтер түзүлөт жана мурда берилген ЭЦК тарабынан кол коюлат. Бардык EDS куралдары сертификатталган болушу керек, антпесе аларды компаниянын иштөө учурунда колдонууга болбойт.

Ар кандай мамлекеттик органдар менен, мисалы, Федералдык Салык кызматы же Пенсиялык фонд менен мындай иш агымын түзүү алда канча оңой. Себеби, мындай уюмдарда керектүү программалык камсыздоо барэлектрондук документация менен иштөө.

Документтер кантип сакталат?

Электрондук документ жүгүртүүнүн негизги артыкчылыгы - бул уюмда архивди түзүү үчүн өзүнчө бөлмөнү бөлүп берүүнүн талап кылынбайт, анткени бардык иш кагаздары компьютерлерде, серверлерде же ар кандай электрондук алып жүрүүчүлөрдө сакталат. Ошентсе да, ар бир компания документтерге уруксатсыз адамдар же уюмдар кирбеши үчүн туура сакталышын төлөшү керек.

Электрондук документтерди сактоодо төмөнкү эрежелер эске алынат:

• Иштердин номенклатурасы сөзсүз түрдө бүткүл компания үчүн түзүлөт жана анын сырткы көрүнүшү жана мазмуну компания иштеп жаткан иш чөйрөсүнөн көз каранды;
• документтердин баалуулугуна экспертиза жүргүзүлүүдө;
• ар бир документ электрондук документ жүгүртүүнү колдонуу менен белгиленет;
• бардык документтер архивделиши керек.

Бул эрежелерди эске алганда, документтерди электрондук түрдө туура сактоо кыйын болбойт.

Тыянак

Электрондук документ жүгүртүүнүн көптөгөн артыкчылыктары бар. Ишкананын ишинин сапатын жогорулатуу - аны ишке ашыруунун натыйжасы. Бул үчүн ишкананын жетекчилиги үчүн тиешелүү чечим кабыл алуу, күбөлүк борборун тандоо жана ЭЦК берүү маанилүү. Атайын программалык камсыздоо компьютерлерге орнотулуп, компаниянын ченемдик укуктук актыларына керектүү өзгөртүүлөр киргизилди.

Электрондук документациянын жардамы менен ал абдан жөнөкөйлөштүрүлгөнкомпаниянын иштеши, ошондой эле башка фирмалар жана мамлекеттик уюмдар менен кызматташуунун жеңилдиги.