Электрондук документ жүгүртүү системасы (EDMS): бул эмне, өзгөчөлүктөрү жана сунуштар

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Бир нече жыл мурун электрондук документ жүгүртүү системалары жаркын келечек катары айтылып келген. Бүгүнкү күндө алар жеке жана мамлекеттик ишканаларда активдүү колдонулат. Бирок эң негизгиси EDMSге суроо-талап тынымсыз өсүп жатат. Электрондук документ жүгүртүү системасы деген эмне жана ал кантип иштейт, келгиле, Россия Федерациясында иштеген системалардын мисалын карап көрөлү.

Фон

EDMS программасы кантип иштээрин жакшыраак түшүнүү үчүн негизги түшүнүктөрдү жана милдеттерди карап чыгуу керек. Негизги факторлор бул белгилүү бир системаны тандоону аныктаган факторлор.

Эгер уюм формалдуу эмес башкаруу шарттарында иштей алса, анда документ жүгүртүүнүн кереги жок. Бизнес-процесстердин пайда болушу менен механизмди иреттүү документациянын жардамы менен башкаруу зарылчылыгы келип чыкты. Кагаздар менен өз убагында иштебесеңиз, анда алар топтолуп, жоголуп баштайт.

Кагаз алып жүрүүчүлөргө альтернатива катары атайын файлдарды сактоо схемасы колдонулатсерверде. Бирок ал да көпкө иштебейт. Компаниянын көлөмү өскөн сайын маалыматты сактоо жана синхрондоштуруу муктаждыгы жогорулайт.

Бир дилемма бар: маалыматты сактоо үчүн эски кагазды же EDMS колдонуу керекпи. Электрондук системанын жардамы менен сиз эмнени ала аласыз? Уюмдун натыйжалуулугун жогорулатуу.

Экономикалык эффект

Иштин натыйжалуулугун эки жол менен жогорулатууга болот: чыгымдарды азайтуу же натыйжаларды жогорулатуу. Документтер EDMS бир эле учурда эки максатка жетүүгө мүмкүндүк берет. Башкача айтканда, системаны ишке ашыруу уюмга азыраак сарптоого, бирок көбүрөөк киреше табууга мүмкүндүк берет.

Кагаз чыгымдарын азайтуу, убакытты текке кетирүү, байланышты тездетүү, компаниянын маданиятын өзгөртүү аркылуу чыгымдарды азайтуу.

EDMS программасынын натыйжалуулугун баалоо үчүн иш кагаздарын жүргүзүүгө кеткен убакытты эсептөө керек. Консалтинг компаниялары мындай операциялар жумуш убактысынын 20% ээлейт деп эсептешет. Орус бюрократиясынын системасында бул андан да көптү талап кылат - 60% убакыт. EDMS киргизүү бул чыгымдарды кеминде 10 эсеге кыскартат.

Офисте иштөө жана документ жүгүртүү

Эки термин бири-бирине байланыштуу. Иш кагаздарын жүргүзүү - бул документтер менен иштөө эрежелеринин расмий жыйындысын билдирген термин. Кээ бир EDMS тутумдарын кеңсе ишинин эрежелерине ылайык ыңгайлаштырса болот, бирок алардын негизинде иш кагаздары мурдатан түзүлгөн системалар да бар.

Документ бул EDMSдеги маалыматты сактоо бирдиги. Документтердин агымы түзүлөтар кандай булактар: башка системалар, тиркемелер, электрондук почта, бирок баарынан мурда - сканерленген кагаздан. Демек, сканерлер жана башка жабдуулар EDMS ажырагыс бөлүгү болуп саналат. Система бардык документтерди сактайт, алардын тарыхын сактайт, уюм аркылуу кыймылын камсыздайт жана алар менен бизнес процесстерин аткарат.

Мындай маалымат базасында СЭБдин чечими, көрсөтмөсү жана буйругу бар. Алар аркылуу уюмду башкарат. Ар кандай документ "жардам" менен берилет. Формадагы талаалардын жыйындысы документтин түрүнө жараша болот. Маалымат системада мындай картанын ар бир талаасынын маалымат базасы түрүндө сакталат.

EDMS функциялары жана милдеттери

Документти башкаруу программасы төмөнкү милдеттерди чечүү үчүн иштелип чыккан:

• документтер менен иштөөнү системалаштыруу.
• документтерди калыптарга ылайык түзүү, аларды каттоону сактоо;
• бухгалтердик эсепти автоматташтыруу;
• документтин классификациясы.

Келгиле, SEDтин функцияларын кененирээк карап чыгалы. Жумуш процесси программасы төмөнкү үчүн колдонулат:

• карталар түзүлүүдө.
• документтин текстин түзүү;
• маалыматтарды pdf же ms Word катары сактоо;
• колдонуучунун кирүү укуктарын башкаруу;
• маршруттарды түзүү;
• документтин агымын көзөмөлдөө;
• билдирүүлөрдү, эстеткичтерди жөнөтүү;
• журнал, каталогдор, классификаторлор;
• заказ түзүү;
• документтерди издөө жана кол коюу;
• отчет түзүү.

Жалпы тутум функцияларына төмөнкүлөр кирет:

• алыстандокументтер менен иштөө;
• берилиштерди сактоо үчүн DBMS колдонуу;
• EDMS менен бир убакта иштөө;
• сертификаттар, штрихкоддор жана жекелештирүү аркылуу коопсуз.

Артыкчылыктар жана кемчиликтер

SEDге өтүүнүн кемчиликтерине караганда жакшы жактары көп. Бирок, начар уюштурулган долбоор автоматташтыруунун бардык артыкчылыктарын жок кыла алат. ЭДМСти ишке ашыруунун максаттары жетүү мүмкүн болушу керек. Артыкчылыктарга төмөнкүлөр кирет:

• маалыматтын борборлоштурулган структураланган сакталышы;
• документтерди түзүүгө жана иштетүүгө бирдей мамиле;
• шаблондорду колдонуу;
• издөө;
• аудит мүмкүнчүлүгү.

Кемчиликтерге баштоо үчүн жогорку чыгымдар жана колдонуучуларды катуу окутуу кирет.

Документ процесстери

EDMSде электрондук документ жүгүртүү бир катар этаптардан өтөт, анын жүрүшүндө документке белгилүү бир касиеттер ыйгарылат. Кайра иштетүү кол менен да, автоматтык түрдө да ишке ашырылат. Экинчи учурда, коюңуз:

• этаптар ортосундагы өтүү шарттары;
• маршрут бөлүү;
• иштетүү циклдары;
• баштоо подпроцесстери, таймерлер, иштетүү процедуралары;
• колдонуучунун ролдору коюлду.

Дарылоонун түрлөрү:

• Документ түзүлүүдө.
• Түзөтүү.
• Атын өзгөртүү.
• Жылдыруу.
• Сактоо.
• Индекстөө.
• Жок кылуу.

SED чыгымдары

Документти башкаруу лицензиясыз, серверлерсиз, толук орнотуусуз жана бардык колдонуучуларды окутуусуз толук иштей албайт. Бул элементтердин ар бири ири накталай чыгымдарды талап кылат. Мындан тышкары, EDMSти башка системалар менен интеграциялоо, маалымат базаларын жана программалык камсыздоону жаңылоо, техникалык колдоо боюнча консультациялар жана башка тейлөө чыгымдары жөнүндө унутпашыбыз керек.

EDMS киргизүү

Долбоорду ишке ашыруу бир нече айга созулушу мүмкүн. Процесс документация процесстеринин санына да, финансылык, уюштуруучулук жана ресурстук мүмкүнчүлүктөргө да көз каранды. Ишке ашыруу төмөнкү алгоритм боюнча ишке ашырылат:

• жумушчу топту түзүү, лидерди аныктоо;
• максаттарды жана милдеттерди аныктоо;
• бар болгон документация процесстерин текшерүү;
• техникалык тапшырманы иштеп чыгуу;
• SED тандоо;
• ЭСКны ишке ашыруу боюнча келишим түзүү;
• эмгек тартибин иштеп чыгуу жана бекитүү;
• Каталогдордун баштапкы мазмунун текшерүү;
• EDS алдын ала сыноо;
• кызматкерлерди жумушта окутуу;
• EDMSти сыноо;
• тесттин жыйынтыктарынын анализи;
• ката оңдоо;
• EDMS толук ишке ашырылды.

Ишке ашыруу каталары

Кагаз документти талап кылган процесстерге өзгөчө көңүл буруу керек. Негизги ката кагаз документ менен электрондук документтин кайталанышы. Бул ишти татаалдаштырып, автоматташтырууга терс мамилени пайда кылууда. Эки эселенген жумуш үчүн эч ким кошумча төлөбөйт. жок автоматташтыруу процесстерин куруу зарылкайталоо. Экинчи ката, кадрлардын даяр эместиги. Көбүнчө жаңы процесстер кастык менен кабыл алынат. Ошондуктан кызматкерлерге эмне үчүн EDMS дегеле киргизилип жатканын түшүндүрүп, алар окуу процессине аң-сезимдүү мамиле кылышы керек.

Документти сактоо технологиялары

ЭДМСте электрондук документ жүгүртүү атрибуттардан турат, алардын негизинде издөө, классификациялоо, топтоо жана отчеттуулук ишке ашырылат. Кээде документ шаблон боюнча түзүлөт, кээде маалымат базасынан маалыматтарды өткөрүү жолу менен түзүлөт. Атрибуттар таблицаларда сакталат. Файлдын өзү сактоо папкасына жайгаштырылат, андан алынган маалымат DBMS каталогуна жайгаштырылат. Дайындарга EDMS колдонуучулары гана кире алышат.

Inline сканерлөө деген эмне?

Документтерди толук иштетүү, алардын үлгүлөрүн кийин архивге жайгаштыруу менен сканерлер аркылуу ишке ашырылат. Сканерлөө процессинде документке автоматтык түрдө штрих-код түзүп, аны көрсөтүлгөн маршрут боюнча кийинки багыты менен маалымат базасына каттатуу мүмкүн.

Оптикалык текст таануу

Бул электрондук документ жүгүртүү системасы EDMS фото же jpeg форматындагы документтин электрондук сүрөтүн текст форматына которот. Бул учурда атайын программалык камсыздоо өзүнчө тиркеме түрүндө же ESCOM. BPM EDMSге интеграцияланган түрүндө колдонулат. ESCOM. BPM деген эмне? Бул ар кандай шрифтерде терилген документтерди таануу үчүн программа. Бирок, өз алдынча тиркемелерде көбүрөөк мүмкүнчүлүктөр бар экенин жана ал тургай кол менен жазылган текстти тааный турганын белгилей кетүү керек.

Штрихкод

Бул технология документке графикалык штрих-кодду түзүү жана колдонуу процедураларынын жыйындысын камсыз кылат. Уникалдуу штрих-код система сервери аркылуу түзүлөт. Ал ошондой эле документти идентификациялоону, аны маалымат базасында тез издөөнү жана сактоо жерлеринде бөлүштүрүүнү камсыз кылат. Документти каттоодо этикеткага электрондук картанын идентификаторуна туура келген штрих-код басылат. Ал документтин кагаз версиясына чапталган.

EDS

Санариптик кол коюу документтин тууралыгын жана маалыматтардын өзгөрбөстүгүн текшерүүгө мүмкүндүк берет. Кол коюу криптографиялык камсыздоочунун жана программалык ачкычтын – сертификаттын жардамы менен ишке ашырылат. Акыркысы атайын форматтагы файл, ал лицензия берүү борборунда кайра түзүлөт. Маалыматтын коопсуздугун камсыз кылуу үчүн сертификатты смарт-картада же I-Token ачкычтарында сактоо керек. Алар PIN код менен корголот. Эгер PIN бир нече жолу туура эмес киргизилсе, сертификат автоматтык түрдө бөгөттөлөт.

Толук текст жана атрибуттарды издөө

Атрибуттарды издөө карта талааларынан бир нече маанилерди колдонуу менен атайын форма аркылуу жүргүзүлөт. Мисалы, "Аккаунт" критерийи "Алуучу" же "Жөнөтүүчү" талаасында маалыматтарды издейт. Ошол эле учурда система киргизилген критерийлерди карталардагы маалыматтар менен салыштырып, натыйжага дал келген карталарды киргизет. Издөө так же жарым-жартылай дал келүүгө негизделген.

Толук тексттик издөө бөлүмдөгү маалыматтарга ылайык жүргүзүлөтдокумент, анын ичинде MS SQL SERVER, ORACLE сыяктуу камтылган DBMS куралдары аркылуу сөз формалары. Толук кандуу издөө үчүн файлдар базага документ (doc), таблица (xls), презентациялар, билдирүүлөр форматында киргизилиши керек.