Чыгуучу корреспонденциялар: каттоо журналдары, эсепке алуу, үлгүлөр, толтуруу эрежелери

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Эл чарбасынын кайсы гана чейресунде болбосун ез ичине кептеген функцияларды камтыган иш кагаздары бар. Алардын ичинен кирүүчү жана чыгуучу корреспонденцияларды эсепке алуу негизгилеринин бири. Башка уюмдардан обочолонуп иштеген бир дагы ишкана жок. Кардарлар, жеткирүүчүлөр, финансылык жана башка институттар менен баарлашуу жана кызматташуу милдеттүү. Ошондуктан, өндүрүш процесси кат алышуу жок кыла албайт. Кирүүчү жана чыгуучу каттарды каттоону ким жүргүзөт? Аларды кантип туура эсепке алуу керек? Кимге жана эмне үчүн керек? Бул маселелерди макалада карап чыгабыз.

Катташуулардын категориялары. Чыгуучу документтердин өзгөчөлүктөрү

Документтердин формалары жана түрлөрү абдан көп, бирок алардын бардыгы эки гана негизги категорияга бөлүнөт:

• Жөнөтүлүүдө (чыгыш кат).
• Алынды (кирүүчү почта).

Ар бир категориянын маанисин карап көрөлү.

Чыгуучу деп аталган кат-кабарлар төмөнкү алуучуларга жөнөтүлүшү мүмкүн:

• Жогорку бийликтер.
• Багынгандаруюмдар.
• Өнөктөш ишканалар.
• Ишкананын белумдеру, цехтери жана башка структуралык белумдеру.

Жогорку органдарга кандай документтер жөнөтүлөт?

Иш жузунде ар бир ишкана ар кандай уюмдарга (райондук, ведомстволук, областтык, ошондой эле министерстволорго) баш ийген. Бул мекемелерге жөнөтүлгөн чыгыш корреспонденциялары отчеттор, отчеттор, ай, квартал, жылга пландар, суроо-талаптарга жооптор болушу мүмкүн. Эреже катары, ал бекитилген стандарттык бланктарда же компаниянын логотиби бар кадимки баракчаларда чыгарылат.

Төмөнкү уюмдар үчүн документтер

Баары эмес, көптөгөн ишканалар өздөрүнө баш ийген уюмдар менен кызматташат. Бул аткаруучу органдар, филиалдар, чакан фирмалар жана башкалар болушу мүмкүн. Ал жиберген корреспонденциялар директивалар, буйруктар, эскертүүлөр, жоболор, нускамалар, окуу материалдары болушу мүмкүн. Ошондой эле компаниянын логотиби бар бланктарда же кадимки барактарда чыгарылат. Мындан тышкары, нускамалар жана окуу материалдары брошюралар жана окуу куралдары түрүндө болушу мүмкүн, бирок алар стандарттык бланктар боюнча нускамалар же мөөр жана кол тамгалар менен коштолгон каттар менен коштолууга тийиш. Эгерде алар жок болсо, анда колдонмолор менен брошюралардын өзүндө жөнөтүүчү ишкананын мөөрү жана жооптуу адамдардын кол тамгалары болушу керек.

Өнөктөш фирмалар үчүн документтер

Эреже катары, бул учурда кеп жеткирүүчүлөр, дистрибьюторлор жана кардарлар жөнүндө болуп жатат. Ал жөнөткөн корреспонденциялар – буйруктар, билдирүүлөртоварларды алуу, дооматтар, жарнамалык брошюралар, келишимдин же келишимдин бардык шарттарына өзгөртүүлөр жөнүндө билдирүүлөр, бизнес сунуштар.

Белгилей кетчү нерсе, жарнак материалдары, прейскуранттар, куттуктоолор, чакыруулар, мисалы, презентацияга катталуу талап кылынбайт.

Бир эле уюмдун ичиндеги документтер

Чыгуучу кат-кабарлардын бул түрү 2 же андан көп бөлүм, цех, бөлүм бар ишканаларда ишке ашат. Мындай учурларда жетекчилик буйруктарды, токтомдорду, көрсөтмөлөрдү, көрсөтмөлөрдү жана ушул сыяктуу документтерди чыгарат, алар бөлүмдөргө жана цехтерге жөнөтүлөт. Анда жетекчилер жана администрациялар үчүн мындай кат-кабарлар чыгыш, ал эми цех же бөлүм үчүн - кирүүчү болуп калат.

Журналдын дизайн эрежелери

Документ кайда жөнөтүлгөнүнө карабастан, ал эсепке алынышы керек. Бул үчүн чыгуучу кат-кабарларды каттоо журналдары бар. Компьютер, интернет жок болгон мезгилде мындай журналдар кол менен жүргүзүлчү. Алар өзүм билемдик менен болушу мүмкүн. Жалпы дептер, бухгалтердик китеп, блокнот колдонулушу мүмкүн. Эң негизгиси, журналдын барактары тытылып кетпеши үчүн тигилиши керек болчу. Мындан тышкары, аларды номерлөө керек болчу. Журналдын титулдук бетинде анын башталган күнү көрсөтүлгөн. Буга чейин барактарды жиптер менен тигип, алардын учтарын кагаз барак менен бекитип, ага жооптуу адамдын мөөрү жана колу коюлушу керек болчу. Ошондой эле бул баракчада номерленген барактардын жалпы саны жазылган. Оңдоолорго уруксат берилген жок.

Эми журналдын жиптери менен тигилиши качан сакталаткаржылык же юридикалык маанидеги өзгөчө маанилүү документтерди каттоо.

Журналдагы барактар көпчүлүк ишканаларда номерленген.

Журналдын акыркы сабы толтурулганда анын аяктаган күнү жазылат. Ал 3 жылдан 5 жылга чейин сакталат. Анда катталган кат алышуунун түрүнө жараша болот. Соттун буйруктары, финансылык эсептер, узак мөөнөттүү келишимдер жана ушул сыяктуулар өзгөчө маанилүү болуп эсептелет. Журналды анда жазылган документтердин ар бири юридикалык күчүн жоготкондо гана тескөөгө болот.

Компьютер жардам

Компьютердик технологиянын өнүккөн доорунда кирүүчү жана чыккан кат-кабарлардын журналын кол менен чийген кызматкерди табуу кыйын. Азыр формаларды басып чыгарууга же компьютерде жазууларды жүргүзүүгө мүмкүндүк берген белгилүү бир программа бар. Аны колдонуу үчүн сизге төмөнкүлөр керек:

• MS Office, MS Excel программалары бар компьютер.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютер электрондук почтасы.
• Мындай штамп: «Кирүү. № _, "_" _20_" Аны кол менен терүүгө же даяр түрдө сатып алууга болот.

Андан кийин, сиз программага кирип, керектүү форманы жүктөп алып, аны менен иштей башташыңыз керек. Сиз форманы басып чыгара аласыз, көптөгөн фотокөчүрмөлөрдү жасап, тигип аласыз. Сиз кол менен жазуу керек болгон журнал аласыз. Сиз басып чыгара албайсыз, түздөн-түз компьютериңизде катталасыз. Эреже катары, кол коюунун кереги жок документтер ушундайча сакталат.

Сизге канча журнал керек?

Көбүрөөкбардыгы болуп ишканалар чыгыш корреспонденцияларынын бир журналын жургузушет. Бирок, көптөгөн өнөктөштөрү жана башка алуучулары бар кээ бир уюмдарда бул журналдардын бир нечеси болушу мүмкүн, мисалы:

• Үчүнчү жактарга жөнөтүлгөн кат-кабарларды жана ишкананын ичиндеги документтерди каттоо үчүн.
• Ата мекендик жана чет элдик компанияларга жөнөтүлгөн каттар үчүн.
• Кайсы бир уюмдарга (мисалы, борбордук аппаратка, министрликке ж.б.у.с.) жана башкаларга арналган документтер үчүн. Бул документ башкаруунун ыңгайлуулугу үчүн жасалат, бирок каалаган журнал бирдиктүү стандартка ылайык түзүлөт.

Мындан тышкары кээ бир уюмдарда документтердин ар бир түрү үчүн өзүнчө журналдар бар. Мисалы, чыгуучу буйруктарды, бухгалтердик тапшырмаларды, билдирүүлөрдү, колдонмолорду, кардарлардын даттанууларын, протоколдорду ж.б. Мындай документтерди эсепке алуу үчүн башка тилкелери бар формалар колдонулушу мүмкүн.

Журналдагы жазууларды кантип сактоо керек

Чыгуучу корреспонденциялардын бардык түрлөрүн эсепке алуу үчүн формалардын болжолдуу түрдө бирдей экендигин айтуу керек. Дизайн кандай болушу керектигин көрсөткөн үлгү биздин макалада берилген.

Ар бир барактын жогору жагында мамычалары бар "баш аты" бар:

• Жазуунун сериялык номери, ал документке да чапталган.
• Учуп кетүү күнү.
• Документтин аталышы (мис., "Прогресс отчету").
• Корытынды (сөзмө-сөз бир-эки сүйлөм, документтин номерин да жазсаңыз болот).
• Катташуу жөнөтүлгөн мекеменин аталышы.
• Жооптуу каттоочунун колу.
• Кетүү ыкмасы (кадимки же электрондук почта, факс). Бул нерсе жаңы технологиялардын пайда болушу менен кошулду. Мурда ал кат алышуу журналдарында жок болчу.
• Эгер суроо-талапка жооп же аткаруу отчету жөнөтүлсө, журналда жөнөтүлгөн каттын негизинде документтин номери көрсөтүлүшү керек. Ошондой эле аткаруучу жөнүндө маалыматтарды (аты-жөнү, кызматы) көрсөтүү зарыл.
• Көчүрмөлөрдүн саны. Кээде тилке өзүнчө бөлүнөт, анда көчүрмөдөгү барактардын саны көрсөтүлөт.
• Эскертүү. Мурунку тилкелерде камтылбаган маалымат бул жерде көрсөтүлгөн.

Эгерде чыгуучу документ суроо-талапка же отчетко жооп болбосо, аткарылышы жана жооптуу адам жөнүндө графаларга сызыкчалар коюлат.

Биздин убакта чыгыш кат-кабарлар журналынын мазмуну жана толтурулушу өзгөргөн жок. Үлгү жогоруда көрсөтүлгөн.

Кирүүчү кат

Каттарды жана документтерди ишкана төмөнкү булактардан ала алат:

1. Жогорку бийликтер.
2. Кол алдындагылар.
3. Өнөктөш фирмалар.
4. Жогоруда саналбаган башка мекемелер (полиция, банктар, соттор, жеке жарандар ж.б.).
5. Ишкананын ичинде кирүүчү корреспонденциялар администрациядан же башка структуралык бөлүмдөн, мисалы, бухгалтериядан келиши мүмкүн.

Үстүбүздөбиринчи үч абзацта көрсөтүлгөн уюмдардан кат алышуу кандай документтер болушу мүмкүн экенин карап чыктык.

Башка мекемелердин документтери кызматкерге чакыруу кагазы, аткаруу баракчасы, соттун чечими, доо арызы, жеке жактын арызы же арызы жана башкалар болушу мүмкүн.

Ишкананын ичиндеги иш процессин чагылдырган документтер абдан ар түрдүү болушу мүмкүн: жетекчилик буйруктары, буйруктар, нускамалар, жоболор, стандарттар, коопсуздук эрежелери, эскертүүлөр жана башкалар.

Кирүүчү документтер менен иштөө

Чыгып жаткан кат-кабарларды гана эмес, келген каттарды да эсепке алуу зарыл. Ишканага келип түшкөн каттар катталган журнал жөнөтүлгөн документтердин эрежелерине ылайык түзүлөт.

Айырмасы формалардагы "капкакта". Ал төмөнкү тилкелерди камтышы керек:

• Тертиптик сан. Ал документке да чапталган.
• Алынган күн.
• Документти жөнөткөн уюм.
• Ал кандай кабыл алынды (факс, электрондук почта же кадимки почта аркылуу).
• Документтин аталышы.
• Көчүрмөлөрдүн саны.
• Документ кайда жөнөтүлгөн (цех, бөлүм же папканын аталышы).

Кириш корреспонденциялар журналынын формаларынын биринин үлгүсү төмөндө келтирилген.

Эгерде кириш документи цех (бөлүм) аткаруу үчүн алган жетекчиликтин буйругу же методикалык көрсөтмөсү болсо, каттоо журналында жооптуу адам ким экендиги көрсөтүлүшү керек, ошондой элеаткаруу эскертүүсү, датасы жана аткаруучунун колтамгасы.

Эсептерди ким жүргүзөт?

Жетекчи тарабынан дайындалган ар бир жооптуу адам кириш жана чыгыш кат-кабарларын каттай алат. Мында эмгектик иштин бул түрү анын кызматтык нускамасына киргизилүүгө же ишкананын жетекчисинин буйругу менен бекитилүүгө тийиш. Эреже катары, уюмдарда иш кагаздарын катчы жүргүзөт. Мындан тышкары, кеңсенин кызматкери же администратор (чакан компанияларда) каттарды каттоону жүргүзө алат. Кээ бир уюмдарда кат алышууну эки кызматкер - түзүүчү жана катчы жүргүзөт.

Дүкөндөр жана бөлүмдөр ошондой эле кириш жана чыгуу документтеринин эсебин жүргүзүшөт. Муну жетекчиликтин буйругу менен иштин бул түрү жүктөлгөн кызматкер аткарат.

Кирүүчү документтерди кантип туура жазыш керек?

Кирүүчү жана чыгуучу кат-кабарларды каттоо оор эмес, жоопкерчиликтүү иш. Ишканага келип түшкөн бардык документтер бухгалтердик эсепке алынат. Эгерде алар уюмдардан келсе, анда жетекчинин мөөрү жана колу коюлушу керек. Кээде жооптуу адамдардын колу да талап кылынат, мисалы, башкы бухгалтер, эгерде бул ишканага берилген эсеп-дүмүрчөк болсо. Түшүндүрмө же дооматтар сыяктуу жеке адамдардын каттарында бул документти түзгөн адамдын колу гана болушу мүмкүн.

Көпчүлүк ишканаларда өндүрүш процесстеринен кабардар болуп туруу үчүн бардык келип түшкөн кат-кабарлар жетекчи тарабынан каралышы керек. Өзүкабыл алынган документтерди эмне кылууну чечет - аткарууга кабыл алуу, маалыматка тиешеси бар адамдарды тааныштыруу же кагазды жөн эле папкага салуу. Ошондуктан катчы келип түшкөн кат-кабарларды журналга каттап, аны жетекчиге берет. Ар бир документке кайсы бөлүмгө жөнөтүлүшү керек экенин белгилейт.

Бул «өкүмдүн» негизинде катчы кирүүчү корреспонденцияларды каттоо журналында ар бир каттын андан аркы «тагдырын» тиешелүү графага белгилейт. Маселен, сыйлыкты эсептөө боюнча жаңы жобо бухгалтерияга, коопсуздук боюнча көрсөтмөлөр техникалык бөлүмгө, ал эми граждан Ивановдун доо арызы продукциянын сапатын көзөмөлдөө бөлүмүнө жиберилет. Бул катчынын кириш документтери менен ишин аяктайт.

Чыгуучу каттарга кантип көз салып турам?

Жогоруда биз документтердин бул түрүнө кандай документтер тиешелүү болушу мүмкүн экенин карап чыктык. Кээ бир уюмдарда жеке суроо-талаптарга катчынын жардамчысы же түзүүчү жооп бериши керек. ГОСТ Р 6.30-2003.12 ылайык, мындай документ атайын бланкта же компаниянын логотиби бар бош баракта түзүлөт. Уюмга же жеке адамга жөнөтүлгөн ар кандай бизнес кат жетекчинин мөөрү жана кол коюусу керек. Эреже катары, катчы документтин ксерокөчүрмөсүн жасашы керек, ал туура папкага салынышы керек.

Чыгуучу корреспонденциялар тиешелүү журналда катталат. Катчы бардык зарыл болгон мөөрлөр жана кол тамгалар, анын фирмасынын реквизиттери жана же жокпу текшерүүгө тийишдокумент түзүлгөн уюм, ага журналга кайсы номерге киргизилсе, ошол номурду, кеткен күнүн, көчүрмөсү берилген папканын аталышын коюңуз. Эгерде жөнөтүлүп жаткан корреспонденция келип түшкөн катка жооп болсо, анда ал катталган номерди да коюу керек. Документтер каттоо журналында көрсөтүлгөн күнү жөнөтүлүшү керек.

Эмне үчүн бизге корреспонденцияларды эсепке алуу керек?

Өндүрүштөн алыс болгон кээ бир адамдар кирүүчү жана чыккан кат-кабарларды кылдаттык менен каттоо ашыкча иш, иш кагаздарын жүргүзүү деп эсептешет. Чынында, корреспонденцияларды эсепке алуу төмөнкү функцияларды аткарат:

• Жумуш агымын уюштурат.
• Кирүүчү сигналдарга өз убагында жооп берүүнү камсыздайт.
• Өндүрүш ичиндеги маалымат алмашууну жеңилдетет.
• Компаниянын тышкы экономикалык турмушка эффективдүү катышуусун гарантиялайт.
• Керектүү документти тез табууга жардам берет.

Бул иштин маанилүүлүгү айдан ачык, андыктан аны ишке ашырууга жоопкерчилик менен мамиле кылуу керек.