Бизнес процесси - бул эмне? Бизнес процесстерин иштеп чыгуу, моделдөө, оптималдаштыруу

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Компанияны башкаруунун заманбап ыкмалары чет элдик ыкмаларды жана технологияларды көбүрөөк карызга алууда. Жана модалуу болгондуктан эмес, ыңгайлуу жана эффективдүү болгондуктан. Бул ыкмалардын бири бардык күнүмдүк иштерди элементардык компоненттерге бөлүп, андан кийин ар бир натыйжада бизнес процессин майда-чүйдөсүнө чейин сүрөттөйт. Бул бир топ убакытты талап кылат, бирок пайда болгон схема алсыз жактарын, өтө жогорулатылган функционалдык милдеттерди жана түшүнүксүз милдеттерди табууга мүмкүндүк берет. Бир жолу убакыт бөлүү менен, жетекчилик өзүнүн жоопкерчилигинин бир бөлүгүн иерархиялык тепкичтен ылдый өткөрүп, стратегиялык пландоо үчүн убакыт бошотот.

План боюнча жашоо

Дагы бир нерсе, фирмалардын персоналы көп учурда бул процедуранын маанисин түшүнүшпөйт жана жетекчиликтин негизги бизнес-процесстерди аныктоого умтулуусун жактырбайт. Ошого карабастан, ар бир бирдиктин элементардык операцияларын моделдөө жана сыпаттоо түшүнүү барган сайын зарыл болуп баратат, ал тургайкызматкер. Ишкананын коллективинде ишкананын бизнес процесстерин изилдеген кызматкерлер пайда болуп калса, андан да жаман. Алар дайыма бир нерсе жөнүндө сурап, алаксытып, бардык кызматкерлердин түздөн-түз функционалдык милдеттерин аткарууга ар кандай жол менен кийлигишет. Эмне кылуу керек?

Алыстан баштайлы. Күн сайын эртең менен көбүбүз жумушка келүү милдети менен бетме-бет келебиз. Аны ийгиликтүү чечүү үчүн, сиз өз убагында ойгонуп, даярданып, транспорттун кандайдыр бир түрүнө отурушуңуз керек (бул жеке унаабы же метро вагонубу айырмасы жок). Андан ары ар бир компонент андан да кичине процедураларга бөлүнүшү мүмкүн: өз убагында ойгонуу үчүн ойготкучту коюуга болот, же кимдир-бирөөнүн ойготуусун суранууга болот ж.б. Чечимдин ыкмасына карабастан, натыйжа (өз убагында ойготуу).) жетишилет. Бирок көтөрүлүш, төлөмдөр жана иштөө ыкмасы чечүү ыкмасы жана акыркы натыйжасы менен айырмаланат. Чынында, биз биринчи аныктамага келдик.

Мунун баары эмне үчүн

Демек, бизнес-процесс – бул ресурстарды пайдалуу акыркы продуктка айландыруучу жөнөкөй аракеттердин белгилүү бир ырааттуулугу. Биздин турмуштук мисалда үч түрдүү процесс бар, алардын ар бири өзүнүн баштапкы маалыматын талап кылат жана белгилүү бир манипуляциялардан кийин каалаган натыйжаны берет. Ишканага баралы. Ар бир компаниянын ишмердүүлүгүнүн чөйрөсүнө карабастан, иш кызматкерлердин кесиптик мамилелери менен аныкталат: маалымат берүү, продукцияга болгон муктаждыкты аныктоо, өндүрүштү жана ресурстарды талдоо ж.б. жогорудагы маселелерүч шарт аткарылса гана:

- маалымат ага кызыкдар кызматкерге жөнөтүлдү;

- бул туура убакта жасалган;

- маалымат берилген форма абдан жөнөкөй жана түшүнүктүү.

Жогоруда айтылгандардын бардыгын жалпылап, бизнес процесси үч суроого жооп берген маалыматтын агымы деп айтууга болот: эмне, кайда жана качан. Иш бир калыпта жана үзгүлтүксүз аткарылышы үчүн анын компоненттерин аныктоо зарыл. Бул учурда тапшырмалардын кайталанышы, аткаруучунун жоктугу же токтоп калуу болбойт.

Бизнес процесси так аныкталганда, ар бир кызматкер зарыл болбой калат. Кесиптештериңиздин бири ооруп калуу өргүүсүнө чыгууну (же эс алуудан кайтып келүүнү) канча жолу күтүүгө туура келгениңизди эстеңиз; сиз жумуштан алыс болгонуңузда, телефон түз маанисинде шыңгырайт жана баары сиздин эмне кылып жатканыңызды түшүнүүгө аракет кылышат. Эгер сиз жетекчиликтин өтүнүчүнө жооп берип, бизнес-процесстердин кыйла деталдуу сүрөттөлүшүн түзсөңүз, анда сиз тынчтанып, эс алып, кээде жөн эле түшкү тамактансаңыз болот…

Аныктамалардын формалдуу тилине кайрылсак, бизнес процесстерин сүрөттөөдө ишкана төмөнкү максаттарды коёт:

• иш-аракетти уюштуруунун жалпы структурасын түшүнүү жана анын өнүгүү динамикасын аныктоо;
• учурдагы көйгөйлөрдү жана аларды жеңүү мүмкүнчүлүктөрүн аныктоо;
• баардык катышуучуларга (иштеп чыгуучулар, колдонуучулар, кардарлар ж.б.) түшүнүктүү болгон максаттардын жана милдеттердин системасын түзүү;
• керектүү программалык камсыздоого талаптарды түзүүкоопсуздук.

Албетте, бизнес-процесстердин сүрөттөлүшү эч кандай кызыкчылык туудурбайт. Бирок реинженеринг үчүн бул эң башкы милдет. Маалымат агымынын структурасын, мамилелерин жана жолдорун түшүнүү менен гана ишкананын өзүнүн да, анын айрым бөлүмдөрүнүн да семантикалык жүгүн кайра карап чыгуу жөнүндө сөз кылууга болот. Бирок кандайдыр бир максатка жетүү үчүн кайра уюштуруу да жүргүзүлүшү керек: кардарларды тейлөөнүн сапатын жогорулатуу; чыгымдарды азайтуу; аткаруучуларга чечим кабыл алууда көбүрөөк эркиндикти берүү (жумуштарды бүтүрүү мөөнөттөрүн кыскартуу) ж.б.

Жөнөкөй классификация

Көбүнчө маалыматтык бизнес-процесстерди сыпаттоо зарылчылыгы функционалдык багыттагы түзүмү бар ишканаларда пайда болот. Чындыгында, ар кандай бөлүмдөрдүн максаттары жана милдеттери бири-бирине карама-каршы келиши мүмкүн. Жана бул компаниянын кирешелүүлүгүнүн төмөндөшүнө гана эмес, анын атаандаштыкка жөндөмдүүлүгүнүн да төмөндөшүнө алып келет.

Менеджментке заманбап мамиле барган сайын процесстик мүнөзгө ээ болууда. Бардык иш процесстердин белгилүү бир жыйындысы катары каралат (алардын ар бири бир же бир нече жөнөкөй операциялардан турат). Бул ыкманы формалдаштыруу жана стандартташтыруу үчүн процесстердин төмөнкү категориялары кабыл алынган (классификация продуктунун кошумча наркына карата болот):

• негизги - компания киреше алгандар: өндүрүш, маркетинг, жеткирүү;
• менеджерлер - бөлүмдөр жана конкреттүү аткаруучулар үчүн максаттарды жана милдеттерди койгондор;
• колдоочу –өндүрүштү ресурстар менен камсыз кылгандар, бирок акыркы продукцияга кошумча нарк кошпогондор: кадрларды даярдоо жана тандоо, финансылык колдоо, укуктук коргоо ж.б.

Адамдык фактордон мурда айтылган көз карандысыздыктан жана жаңы кызматкерлердин жөнөкөйлөштүрүлгөн адаптациясынан тышкары, бизнес-процесстердин сүрөттөлүшү компаниянын операциялык чыгымдарын натыйжалуураак башкарууга мүмкүндүк берет.

Касиеттер

Эми ишкананы башкаруу үчүн өз ара байланышкан маалыматтык агымдарды аныктоо гана эмес, бардык иш-аракеттерди так сүрөттөп берүү керек экени айкын болуп калды. Биз бизнес-процесс бир кызматкерден экинчисине өтүүчү жалпы иштин бир бөлүгү экенин билгендиктен (өзүнүн функционалдык бирдигинин ичинде же жокпу, бул маанилүү эмес), анда келгиле, дүйнөдөгү бардык нерсе мүмкүн экенине өтөлү. бирдиктүү болуу. Жана профессионалдык ишмердүүлүк - андан да көп.

Ишкерлик чөйрөсүнө карабастан, ар бир бизнес процессти бирдей мүнөздөмөлөр менен сыпаттаса болот.

- Чек – бул жөнөкөй операциянын башталышы жана аягы.

- Ээси – бул жумушка керектүү ресурстарга гана ээ болбостон, процессти пландаштырган, талдоочу, башкарган компаниянын кызматкери; жана эң негизгиси, натыйжа үчүн ал жооптуу.

- Киргизүү – ишканада кабыл алынган, маалыматка болгон муктаждыкты аныктоочу жана процесстин башталышын белгилөөчү каалаган формада кабыл алынган маалыматтык билдирүү.

- Чыгуу - маалымат же аткаруучуга сырттан керектелүүчү продуктунун материалдашкан бөлүгүкардар.

- Подрядчы - бир процесске тартылган компания кызматкерлери.

- Ресурстар - операцияны аткаруу учурунда өзгөрүлбөгөн иш-аракеттин материалдык же маалыматтык бөлүгү (бирок келип түшкөн маалыматты акыркы продуктка айлантууга гана салым кошот).

- Сапатты көзөмөлдөө - иштин натыйжалуулугун аныктоо үчүн тармактык же ички (компаниянын жетекчилиги тарабынан кабыл алынган) көрсөткүчтөр.

Элементардык процесстерди милдеттүү түрдө бөлүштүрүү

Албетте, бизнес процесстеринин сүрөттөлүшү ар бир компанияга керек эмес. Ошого карабастан, бул тажатма көнүгүүдөн баш тартууга мүмкүн болбогон бир катар учурлар бар. Негизгилерин атайлы:

• Ишкананын иши автоматташтырылган. Бул учурда бизнес процессинин диаграммасы кардардын муктаждыктарын программист үчүн түшүнүктүү тилге которот.
• Компаниянын ишмердүүлүгүн жакшыртуу. Жабдууларды жана технологияны жаңыртуу гана эмес, акыркы продуктуну жакшыртууга жардам берет; бизнес процессин оптималдаштыруу иштин бардык күчтүү жана алсыз жактарын аныктоого жана тиешелүү башкаруу чечимдерин кабыл алууга мүмкүндүк берет.
• Эл аралык стандарттар уюму (ISO) тарабынан тастыкталган. Бардык кызматкерлер үчүн сапатты башкаруунун бирдиктүү системасы түзүлүүдө.

Сыпаттаманы кардарга кантип көрсөтүү керек

Бизнес процессин моделдөө үчүн ар бир элементтин сүрөттөлүшү керек. Уюм үчүн оорутпай кантип жасоо керек? Дүйнөлүк практикада үч негизги ыкма кабыл алынган: тексттик, графикалык жана таблицалык.

Тексттик иштин жүрүшүн жөнөкөй жана түшүнүктүү ырааттуулукта сүрөттөп берүүнү камтыйт. Форма жана мазмун эркин болушу мүмкүн (эгерде эл аралык же тармактык стандарттар иштелип чыга элек болсо) же документтер менен жөнгө салынышы мүмкүн. Мисалы: сатуу бөлүмү пландоо бөлүмүнө мезгил үчүн отчеттук документтерди жөнөтөт; пландоо бөлүмүнүн кызматкерлери сатуунун динамикасын жана өндүрүшкө түзөтүүлөрдү киргизүү зарылдыгын аныктоо боюнча аналитикалык иштерди жүргүзүшөт; пландаштыруу бөлүмүнөн алынган натыйжа маркетинг бөлүмүнө өткөрүлүп берилет, анда сатуунун көбөйүшүнүн (түшүрүүнүн) себептерине талдоо жүргүзүлөт ж.б.

Бизнес-процесстин графикалык диаграммасы аналитикалык иштин жыйынтыгын визуалдаштырууга мүмкүндүк берет. Маалыматты визуалдык кабыл алуу эң эффективдүү экенин эскертүүнүн кереги жок. Ошондуктан, ар кандай графиктер жана диаграммалар эмне болуп жатканын тез түшүнүүгө жана туура чечим табууга мүмкүнчүлүк берет.

Иш-аракеттерди реформалоонун негизги милдети бизнес-процесстерди оптималдаштыруу болуп саналган учурларда, аларды сыпаттоонун таблица формасын колдонуу зарыл. Анын жардамы менен аракеттердин ырааттуулугун жана маалымат агымынын багытын түшүнүү оңой болот. Кадимки таблица штаттык бирдиктин функциясынын сыпаттамасын гана эмес, ошондой эле кириш жана чыгыш документтери, аткаруучу (сиз бүтүндөй бөлүмдү да, белгилүү бир кызматкерди да көрсөтө аласыз) ж.б. жөнүндө мамычаларды камтыйт.

Бизнес процессин кантип туура сүрөттөш керек

Бизнес процесстерин талдоо жетишсиз. Бул маселеде абдан маанилүү нерсе - туура, бирок ошол эле учурда, сүрөттөлүшүнүн жөнөкөйлүгү. Баштоо үчүн, бирдик процессинин аталышы так формулировкаланышы керек. Бул түшүнүүгө жардам беретанын негизги мүнөздөмөлөрү, аткаруу логикасы жана өндүрүш ишинин жалпы чынжырындагы орду.

Андан кийин тапшырманын нормалдуу аткарылышы үчүн кандай киргизүү маалыматы талап кылынарын көрсөтүп, ошондой эле ресурстук колдоону тизмелөө керек. Процессти түзгөн жөнөкөй операциялардын жазылган ырааттуулугу эч нерсени өткөрүп жибербөөгө же унутпоого жардам берет.

Бизнес процесстерин моделдөө процесстин ээсин жана анын жүрүшүн көзөмөлдөө тутумун көрсөтпөстөн кыла албайт. Бул үчүн, сыпаттамада иштин өндүрүшүнүн стандарттык шарттарын белгилеп, кийинки шилтемеге өткөрүлүп берилген документтерди тизмелөө зарыл. Жөнөкөйлөтүү үчүн сүрөттөмө мындай болушу керек: "… отчеттук мезгил үчүн сатуунун анализин жүргүзгөндөн кийин, пландаштыруу бөлүмүнүн кызматкери белгиленген форманы (таблицаны) толтурат, аны маркетинг бөлүмүнө жөнөтөт …".

Өндүрүш процесстерин сүрөттөө үчүн жөнөкөйлөштүрүлгөн схема

Сыпаттама жазууда көбүнчө кызматкерлер өз иштеринин мазмунун оозеки түрдө кантип жеткирүүнү билбегендигине туш болушат. Бизнес процессинин тутумун ачык-айкын жана структуралуу кылуу үчүн, сиз меморандум түзө аласыз. Ал так жана максималдуу деталдуу жооп берилиши керек болгон суроолорду чагылдырат. Анда бул кандай суроолор?

• Эмне? Бул операцияда так эмне кылынарын сүрөттөйт.
• Эмне үчүн? Операциянын максатын өткөрөт.
• Качан? Аткаруу демилгесин ким аныктайт.
• Ким? Белгилүү аткаруучулардын атын атайт.
• Кантип? Тизмелер талап кылынатресурстар.

Бизнес-процесстерди иштеп чыгуу бардык сыпаттоо ыкмаларын колдонсо болот деп болжолдойт. Ошентип, иштин эң так схемасы алынат. Графикалык версия функционалдык бирдиктердин өз ара байланышын ачып берет, ал эми таблицалык жана тексттик версиялар ар бир операциянын мазмунун берет. Тилекке каршы, бизнес процесстерин автоматташтыруу бул убакытты талап кылган алдын ала ишсиз мүмкүн эмес.

Маалыматты кантип чогултуу керек

Практикада керектүү маалыматты алуунун көптөгөн жолдору бар. Баштоо үчүн, компаниянын кызматкерлерин жетектөөчү ченемдик укуктук документтерди талдоо керек. Андан кийин ар бир түздөн-түз аткаруучу менен анын чыгармасынын мазмунун баяндоо үчүн жеке интервью алышыңыз керек. Андан ары, талаштуу жагдайларды тактоо жана тактоо үчүн аналитикалык консультанттар бизнес-процесстердин жүрүшүнө байкоону колдонушу керек.

Маселени чечүүгө комплекстүү мамиле кылсаңыз, бизнес процесстерин автоматташтыруу анчалык тажатма жана пайдасыз болуп көрүнбөйт.

Жумушчу топ

А бирок, эгерде ишкананын негизги милдети бизнес-процесстерди автоматташтыруу болуп саналса жана жетекчилик тышкы консалтинг компанияларын тартууга ниеттенбесе, сөзсүз түрдө: «Эмнеден баштоо керек?» деген суроо туулат. Биринчи кадам - компаниянын кызматкерлеринен турган жумушчу топ түзүү. Жумушчу топтун мүчөлөрү мыкты аналитикалык жана угуу жөндөмүнө ээ болушу керек. Анткени, буга чейин белгиленгендей, иштин көбү бизнес-процесс аткаруучулар менен жеке интервьюларды өткөрүүдөн турат.

Андан кийин, сиз системанын иштешинин чыныгы сүрөтүн алышыңыз керек. Модернизацияга чейин ишкана иштеп, киреше алып келгендиктен, толук реструктуризация жөнүндө сөз кылуунун кажети жок болсо керек. Демек, маалымат агымынын тутуму жана багыттары оптималдаштыруу башталганда белгилениши керек.

Сыпаттама эмнеден турат

Бизнес процесстерин сүрөттөөдө башаламандыктарды жана карама-каршылыктарды болтурбоо үчүн эксперттер процесстик карталарды колдонууну сунушташат. Бул аткаруучунун таасир чөйрөсүнө жана сүрөттөлгөн операциянын татаалдыгына карабастан, бардык аракеттерди бириктирүүгө мүмкүндүк берген стандартташтырылган документтер.

Бардык сүрөттөмөлөрдү төмөнкү компоненттерге бөлүүгө болот:

• бирдиктүү процесс формасы (көбүнчө таблица);
• бизнес процессинин картасы (каалаган формада берилиши мүмкүн - тексттин сүрөттөмөсү, графикалык объект же таблица);
• маршруттар (маалыматтын, ресурстардын жана каржынын кирүүчү жана чыгышы);
• ар кандай бизнес-процесстердин матрицалары (негизги жана кошумча агымдарды жана операцияларды бөлүп көрсөтүүгө мүмкүндүк берүүчү түрдүү процесстердин өз ара аракеттенүү таблицасы);
• схема (бизнес процессин аткаруу алгоритми);
• деталдуу текст сүрөттөмөсү;
• документация (процесстин аткарылышын тастыктоочу документтерди түзүү);
• бизнес процессинин индикаторлорун аныктоо (сиз прогрессти гана эмес, сапатты да көзөмөлдөй турган мүнөздөмөлөрдү жана көрсөткүчтөрдү издөө);
• жоболору (башкача айтканда, жумуш сүрөттөмөсү).

Индикаторлор

Бир нече жолу белгиленгендей, ар кандай процессти бир нерсе менен өлчөө керек. Бул ишкананын бардык ишинин натыйжалуулугун баалоо үчүн биринчи кезекте зарыл. Көбүнчө эксперттер бизнес-процесстерди төрт көрсөткүч боюнча текшерүүнү сунушташат: убакыт, чыгымдар, сапат жана сан.

Бирок бизнес процессинин моделдери динамикалуу жана ар түрдүү. Ошондуктан, көп учурда жумуштун ылдамдыгын гана баалоо жетишсиз; иш шертлерини хем-де кэрхананыц инфраструктурасыны назара алмак герек. Мындан тышкары, дээрлик бардык тармактар жеткирүүчүлөрсүз, каржысыз, логистикасыз жана өнөктөштөрсүз жашай албайт. Булар да өлчөнө турган көрсөткүчтөр.

Жана, албетте, маалымат жана адам фактору жөнүндө унутпашыбыз керек. Адистин даярдоо деңгээли канчалык жогору болсо, ага нускамалар жана келген маалымат менен таанышууга ошончолук аз убакыт керек болот.

Моделдөө методологияларынын көпчүлүгү азыр структуралык талдоо жана долбоорлоо принциптерине (SADT - Структураланган анализ жана долбоорлоо техникасы), ошондой эле кээ бир алгоритмдик тилдерге негизделген. Биз бизнес процесстерин анализдөөнүн бир нече негизги моделдеринин бар экендиги жөнүндө айта алабыз:

- Бизнес процесстерин моделдөө - чындыгында, моделдөө - компаниянын функционалдык жагын ачып берет.

- Жумуш агымын моделдөө - Жумуш процесстерин сүрөттөйт жана агым диаграммасына окшош.

- Маалымат агымын моделдөө - мурункусунан айырмаланып, маалымат (маалымат) агымын сүрөттөйт; ырааттуулугу үчүн арналганоперациялар.

Шьюхарт-Деминг цикли

Ири бизнес-процесстер (1С аларды жалпы тизмеден тандоого мүмкүндүк берет) "Иш тартиби" деп аталган өзүнчө документте баяндоо сунушталат. Анча маанилүү эмес же аз сандагы жөнөкөй операциялардан турган нерселердин баары адатта жумуш сүрөттөмөсүндө сүрөттөлөт.

Нормативдик актыларды түзүүдө ишкананын ишин үзгүлтүксүз өркүндөтүү циклинин шарттарын эске алуу зарыл (Шьюхарт-Деминг модели). Анын жоболору оптималдаштыруу жана жакшыртуу чексиз процесстер деп айтылат. Башкача айтканда, ишкананы башкарууда мындай башкаруу чечимдеринен турган белгилүү бир жабык цикл бар: пландаштыруу, ишке ашыруу, контролдоо, жөнгө салуу.

Жободо түзүүдө Шеухарт-Деминг моделине ылайык келүүнү камсыз кылган принциптерди эске алуу керек:

1. Келечектеги мезгилге пландаштырылган көрсөткүчтөрдү эсептөө.
2. Четтөөлөрдүн динамикасын талдоо жана мүмкүн болгон себептерди документтештирүү.
3. Түзөтүүчү иш-аракеттерди аныктоо жана алардын натыйжалуулугун талдоо.

Моделди иштеп чыгуу бизнес эрежелерине ылайык жүргүзүлүшү керек. Жалпы кабыл алынган эрежелер - бул ишкана өзүнүн аймагында иштеген мамлекеттин ченемдик-укуктук жана мыйзамдык базасы. Моделдин экинчи негизи компаниянын корпоративдик саясаты болуп саналат.

Сапатты башкаруу системасын ишке киргизүүдө бизнес процесстерин өнүктүрүү жана унификациялоо жөнүндө кам көрүү керек. Макаланын башында белгиленгендей, компаниянын кызматкерлери дайыма эмесжуруп жаткан модернизациянын маанисин тушунет. Ар бир кызматкерге эффективдүү бизнес-процесс моделин түзүүнүн маанилүүлүгүн жеткирүү - бул топ-менеджменттин милдети.

Анткени, бул жакшы жолго коюлган жана кылдаттык менен иштелип чыккан система, ал ишканага ISO 9001:2008 эл аралык сапат стандарттарына шайкештик сертификаттарын алууну жеңилдетип тим болбостон, ар биринин натыйжалуулугун бир топ жогорулатат. кызматкер.

Бул эки фактор тең компаниянын рынокто атаандаштыкка жөндөмдүү болушуна алып келет, бул өз кезегинде инвесторлорго да, кардарларга да жакшы таасирин тийгизет.