Бухгалтердик эсепте баштапкы документтерди сактоо шарттары жана мөөнөтү

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2023-12-17 10:34

Практика көрсөткөндөй, дээрлик бардык заманбап ата мекендик ишканаларда документтердин эң көп көлөмү бухгалтердик эсеп менен түзүлөт. Албетте, бул түшүнүктүү: дал ушул бөлүмдө алар акча менен иштешет жана ар бир мындай операция расмий түрдө кагаз жүзүндө бекитилиши керек. Мындан тышкары, уюмда баштапкы документтерди сактоо мөөнөтү мыйзамдуу түрдө белгиленген, бул "кагаз барактарынан" арылуу үчүн андай иштебейт, аларды жок дегенде бир нече жыл сактоого туура келет жана андан кийин гана. аларды жок кылуу. Айтмакчы, макулатурадан арылуу процесси да оңой эмес, ал бир катар өзгөчөлүктөргө ээ. Мунун баары жөнүндө - мындан ары.

Документтер, документтер…

Өндүрүлгөн документтердин көлөмү боюнча статистиканы берсек, дээрлик бардык заманбап ата мекендик ишканаларда бухгалтердик эсеп кагаздагы документтердин 80-90% булагы экени белгилүү болду. Аларды жөн эле сактоонун кереги жок. Чектөөлөр баштапкы эсепке алуу документтерин сактоонун минималдуу мөөнөтүн гана аныктабастан (көбүнчөбеш жылдан он жылга чейин), ошондой эле бул объектилер кандай шарттарда болууга тийиш. Ошол эле учурда, убактылуу жана туруктуу сактоо үчүн документтерге бөлүнүү бар экенин эстен чыгарбоо керек.

Бирок, практика көрсөткөндөй, баштапкы документтерди сактоо шарттарынын татаалдыктарын түшүнүүгө ар бир эле компаниянын жетекчилери кызыкдар эмес. Баш оорудан куткарыш үчүн атайын архивдик компаниялардын кызматын колдонсоңуз болот. Мындай ишканада алар кайсы түрдөгү документтерди канча убакытка, кандай шарттарда, кандай эрежелер менен сактоо керектигин так билишет. Мындан тышкары, мындай уюм сактоого тапшырылган документтерди мөөнөттөр аяктаганда жок кылууга техникалык мүмкүнчүлүктөрү бар. Бул чынында эле ыңгайлуу, бирок ага акча кетет. Эгер акчаңызды үнөмдөөнү кааласаңыз, анда архивге атайын бөлмө бөлүп, уюмда баштапкы бухгалтердик документтерди сактоонун мыйзамдуу мөөнөтү канча экенин түшүнүшүңүз керек болот.

Каалайм - каалабайм

Маселе, демек, нөлдөн эле пайда болбойт. Учурдагы мыйзамдар баштапкы эсепке алуу документтерин сактоо мөөнөттөрүн белгилейт жана ар бир ишканада алар сакталышы керек. Мыйзамдан келип чыккан, ар кандай иштеп жаткан юридикалык жакка документтерди сактоо милдети жүктөлөт. Бул иш-аракеттин формасы маанилүү эмес экенин билдирет - бул жеке ишкер жеке ишкер болобу, же чоң тынчсыздануу болобу, сиз дагы эле каржылык отчеттуулукту жана башка документтерди сактоого катышууңуз керек. үчүн мыйзамды изилдөө маанилүүПодрядчы менен карама-каршылык келип чыккан учурда же контролдоочу орган тарабынан текшерүү учурунда сиз ыңгайсыз абалда калбоо үчүн электрондук баштапкы документтерди, кагазды сактоонун белгиленген мөөнөттөрү. Мындан тышкары, мыйзамда белгиленген убакыт аралыгын сактабоо текшерүү учурунда бир топ айыпка алып келиши мүмкүн. Колдонуудагы мыйзамдар баштапкы эсепке алуу документтерин сактоонун минималдуу мөөнөтүн жөнгө салуучу ченемдерди камтыйт. Бизнес коопсуз болушу маанилүү жана биздин өлкөдө бизнес жүргүзүү мыйзамдуулук жана белгиленген эрежелерди сактоо менен айырмаланат.

2004-жылдын октябрында кабыл алынган 125-федералдык мыйзам электрондук баштапкы документтерди, кагаз документтерди сактоо мөөнөтү жөнүндө айтылат. Аты-жөнү боюнча архивге жана ишти туура жүргүзүүгө арналган. Дал ушул расмий документте бухгалтерия тарабынан даярдалган расмий документтерди сактоонун өзгөчөлүктөрү каралат. Бул жерден сиз убактылуу жана туруктуу сактоо документтерин, ошондой эле кагаздын белгилүү бир түрүнө тиешелүү терминдерди айырмалоого мүмкүндүк берген эки функцияны тең таба аласыз.

Кимге тиешелүү?

Баштапкы документтердин минималдуу сактоо мөөнөттөрүн сактоо боюнча милдеттенмелер төмөнкүлөргө жүктөлөт:

• жергиликтүү өз алдынча башкаруу органдары;
• мамлекеттик органдар;
• ишкерлер;
• ишканалар;
• бизнес кылган адамдар.

Архивдик документтерге, анын ичинде персоналга тиешелүү документтерге карата мыйзам сакталышы керек. Бүтүндөймыйзам документтеринде көрсөтүлгөн мөөнөт коопсуз жерде болушу керек. Федералдык мыйзамдардан тышкары, баштапкы документтерди жана эсепке алуу регистрлерин сактоо мөөнөттөрүнүн өзгөчөлүктөрү бүтүндөй өлкөнүн аймагында да, ар бир региондо да күчүндө болгон бир катар ченемдик укуктук документтерге таасирин тийгизет. Бирок эң маанилүү документ болуп жогоруда айтылган 125-мыйзам эсептелет, анда бухгалтердик документтердин сакталуу мөөнөтүн жөнгө салуучу документтердин толук тизмеси камтылган.

Мыйзам № 129

1996-жылы бухгалтердик эсептин өзгөчөлүктөрү жөнүндө федералдык мыйзам чыккан. Бухгалтердик эсеп өзүнүн документтерин кагаз жүзүндө, ошондой эле ар кандай станокторду колдонуу менен түзө алат деп айтылат. Ошол эле учурда компания операциялардын бардык катышуучуларына алар жөнүндө маалыматтарга жетүүсү үчүн документтердин көчүрмөлөрүн кагазга өз алдынча түзүүгө тийиш. Эгерде контролдоочу орган документацияга жетүүнү талап кылса, компаниянын өкүлдөрү аны берүүгө милдеттүү. Буга прокурорлор да, сот өкүлдөрү да укуктуу.

Алгачкы эсепке алуу документтерин түзүү, сактоо мөөнөттөрүн сактоо, суроо-талап боюнча берүү ченемдик укуктук актыларда белгиленген формаларга ылайык келүүгө тийиш. Документтер суроо берүүчүгө кагаз түрүндө жөнөтүлүшү керек. Эгерде буга жумушта колдонулган машиналардын мүмкүнчүлүктөрү жол берсе, бардык катышуучулар макул болсо, отчетту электрондук түрдө жөнөтүүгө болот. Буга биздин колдонуудагы мыйзамдар да жол берилетөлкөлөр.

Эрежелерди сактаңыз

№129-Федералдык мыйзамда баштапкы эсепке алуу документтерин сактоо шарттарын сактоо милдети айтылган. Тактап айтканда, 17-беренеде ар бир юридикалык жак мындай документтерди, анын ичинде реестрлерди жана отчетторду сөзсүз түрдө сакташы керек деп айтылат. Убакыт аралыгынын узактыгы мамлекеттик деңгээлде архив ишин жөнгө салуучу эрежелер менен белгиленет. Бул мезгилдин узактыгы 5 жылдан кем болбошу керек.

Эсеп саясатын жана кээ бир башка категорияларды (маалыматтарды иштеп чыгуучу машиналарда колдонулуучу программалар, эсептердин жумушчу планы) жөнгө салуучу документтер үчүн баштапкы документтерди сактоонун өзгөчө мөөнөтү белгиленет. Албетте, бул жерде мөөнөтү дагы беш жыл (айрым учурларда бул мөөнөт узагыраак белгилениши мүмкүн), бирок мезгил бул документ ишканада акыркы жолу колдонулган учурдан тартып эсептеле баштайт. Юридикалык жактын жетекчиси - мыйзам боюнча бардык талап кылынган документтердин убакыт аралыгын сактоого жооптуу адам. Бул ар бир билимдүү жана жоопкерчиликтүү начальник компаниядагы кырдаалды өз көзөмөлүндө кармагысы келсе, бухгалтерияда баштапкы документтердин сакталуу мөөнөтүн билиши керек дегенди билдирет.

Практикадан көрүнүп тургандай, көптөгөн уюмдар расмий документтердин инвентаризациясын үзгүлтүксүз жүргүзүшөт, ал эми жергиликтүү ченемдик укуктук актыларда документтерди сактоо үчүн жооптуу адамдар белгиленет, алар менен текшерүү органдары аткарылышын көзөмөлдөөдө иш жүзүндө өз ара аракеттенишет.архивдөө эрежелери.

Түзүү жана сактоо: баары эрежелерге ылайык

Учурдагы мыйзамдардын негизинде бухгалтерлер кагаз жүзүндө гана эмес, электрондук түрдө да баштапкы документтерди да, жыйынды документтерди да түзө алышат; ошол эле учурда кагаз нускаларды түзүү боюнча милдеттенмелер юридикалык жакка жүктөлөт, ал эми кызыкдар жактын, текшерүүчү органдын суроо-талабы боюнча дарекке кагаз түрүндөгү документтерди тез арада жөнөтүүгө милдеттүү. Түзүү жана сактоо колдонуудагы ченемдик укуктук актыларда белгиленген формада жүргүзүлүүгө тийиш.

Бухгалтердик эсеп бөлүмүндө баштапкы документтердин сакталуу мөөнөтү жөнүндө, бул процесстин тартиби кандайдыр бир ишкананын ишинин жүрүшүндө түзүлүүчү типтүү башкаруу иш кагаздарын караган документтердин тизмегин айтат. Алар 2010-жылы Каржы министрлиги менен Федералдык архив тарабынан бекитилген документте түзүлгөн. Мындан тышкары, биздин өлкөнүн ар бир жараны төрт жыл бою бухгалтердик эсепти жүргүзүүгө милдеттүү экенин жөнгө салган Салык кодексинин талаптарын эске алуу зарыл. Бул чыгашаларды, кирешелерди эсепке алууга, ошондой эле салыктардын төлөнгөндүгүн тастыктоого тиешелүү документтерге тиешелүү.

Бир нерседе акылдуу бол

Процессти баштапкы эсептик документтерди сактоо мөөнөттөрүн сактоо менен туура уюштуруу профессионалдуу мамилени, бухгалтердик документтерге жооптуу кызматкерлерди тартууну, иш процессинин өзүн уюштуруу жөнүндө архивдик маалыматтарды иштеп чыгууну камтыйт. Учурда орун дээрлик жокархивдик адистештирилген окутуу, ошондуктан, чынында эле, жогорку сапаттагы адисти табуу кыйын. Башка жагынан алганда, прогрессивдүү мыйзамдар баштапкы эсепке алуу документтерин сактоо мөөнөттөрүн сактоону талап кылат, антпесе, сиз таптакыр жагымсыз айыптарга дуушар болушуңуз мүмкүн. Жетиштүү көлөмдөгү документтердин агымынын эң жакшы варианты болуп компаниянын штатында архивдик сактоого жооптуу бөлүмдү түзүү жана документтештирүү үчүн жооптуу персоналды ички ресурстар менен үзгүлтүксүз окутууну камсыз кылуу саналат. Бул мыйзамдарда белгиленген инновацияларды көзөмөлдөп, бардык талаптарга жооп берет.

Баштапкы документтердин сактоо мөөнөтүн эсепке алууга жана аны өз ишиңизде сактоого мүмкүндүк берген альтернативдик вариант - бул кардардын документтерин сактоо боюнча милдеттенмелерди өзүнө алган ортомчу менен кызматташуу. Бирок, өзүңүз үчүн архивдик фирманы тандоо да оңой иш эмес. Ишенимдүү компанияга артыкчылык берүү жана ал жабылып, имарат күйүп кетиши мүмкүн деп кабатырланбоо үчүн бардык мүмкүн болгон варианттарды кылдат талдап чыгуу керек.

Документтердин айрым түрлөрүн сактоонун өзгөчөлүктөрү

Колдонуудагы мыйзамдарга ылайык, баштапкы документтер, ошондой эле реестрлер, отчеттор жана баланстар архивге өткөрүлүп берилүүгө тийиш. Бул категориядагы расмий документтердин бардыгы архивге жөнөтүлгөнгө чейин бухгалтердик эсептин жайларында сакталууга тийиш, ал эми юридикалык жаккагаздардын сакталышы үчүн бардык шарттарды камсыз кылууга милдеттүү: шкафтар жабык болушу керек, өрт жана башка коопсуздукту сактоо керек. Ишкананын ичинде документтердин сакталышы үчүн жооптуу адам атайын документ менен дайындалат.

Эгер компания катаал отчеттуулук формаларын колдонсо, мыйзам боюнча бул документтер сейфте же атайын шкафта, жабык бөлмөдө сакталууга тийиш жана документтердин сакталышын кепилдейт. Кол менен иштетилген учурдагы убакыттын алгачкы документтери хронологиялык тартипте реестрлерге чогултулуп, андан соң архивге туруктуу сактоо үчүн жөнөтүлөт.

Дагы эмнеге көңүл буруу керек?

Банктык көчүрмөлөрдү, кассалык ордерлерди жана аванстык отчетторду сактоодо бардык документтер хронологиялык тартипте сакталууга жана биргелешип системалуу сактоо үчүн байланууга тийиш. Документтердин кээ бир белгилүү категориялары (нөөмөт отчеттору, жумуш буйруктары) эч нерсеси жоголбоосу же чынчыл эмес максаттарда колдонулушу үчүн папкаларда сакталышы мүмкүн.

Документтердин сакталышы, ошондой эле анын архивге өз убагында жөнөтүлүшү биринчи кезекте башкы бухгалтердин жоопкерчилигинде, бирок зарыл болгон учурда жергиликтүү ченемдик укуктук актыларда ыйгарым укуктарды башка жакка өткөрүп берүү камтылышы мүмкүн. Баштапкы документтерди, отчеттуулукту, баланстарды берүү айрым учурларда гана башкы бухгалтердин расмий буйругу болгондо гана мүмкүн болот. Негизинен түзүмдүк бөлүмдөр бухгалтердик документтер менен тааныша алышпайт. Документтерди тартып алуу мүмкүнтергөө органдарынан, соттордон же мыйзам боюнча тийиштүү ыйгарым укуктарга ээ болгон башка органдардан атайын суроо-талап болгондо гана. Бул учурда мыйзамга ылайык түзүлгөн расмий токтомду берүү зарыл. Алып салууда протокол түзүлүшү керек, анын бир нускасы уюмдун өкүлүнө кол коюу менен өткөрүлүп берилет.

Негизги документтердин сактоо мөөнөтү төмөнкү таблицада көрсөтүлгөн.

Жумуш процессинин өзгөчөлүктөрү

"Документтердин кыймылы" термини кагаз түзүлгөн учурдан тартып архивдик иш үчүн өткөрүлүп берилгенге чейинки документтердин кыймылы менен байланышкан факторлордун жыйындысына карата колдонулат. Графикти иштеп чыгуу айрым ишканаларда иш кагаздарын жүргүзүү боюнча адиске берилгени менен башкы бухгалтердин милдети. Бирок, практика көрсөткөндөй, эң туурасы - уюмдун эсеп саясатына мындай графиктин киргизилиши, андан кийин ал компаниянын башкы кызматкери кол койгон атайын чыгарылган буйрук менен бекитилет.

Графиктин жардамы менен сиз уюштуруу процесстерин шайкеш келтирип, ишканада пландаштыруу тапшырмасын жөнөкөйлөтө аласыз. Баштапкы документтердин иш процессинин графиги – бул аткаруучулардын тизмеси, иш кагаздары бухгалтерияга жөнөтүлүшү керек болгон убакыт аралыгы жана бухгалтерлер аларды иштеп чыгуунун мөөнөттөрү. Отчеттук мезгилдерди, анын ичинде баланстарды баяндоону унутпаңыз. Көбүнчө, эсепке алуу саясаты баштапкы документтерди сактоо мөөнөттөрүн жөнгө салууну камтыйт, жана бул мезгил жемыйзамда белгиленгенге теңештирилет, же коомдун ишинин өзгөчөлүктөрү талап кылса, андан жогору белгиленет. Жыл үчүн отчеттуулукту тапшырууда документтер белгиленген тартипте түзүлөт жана архивдик сактоого өткөрүлөт. Ошол эле учурда, келечекте сактоо үчүн берилген көлөмдөн пайдалуу маалыматтарды алуу зарыл болушу мүмкүн экендиги эске алынат. Бул үчүн иштерди папкаларга бөлүү көнүмүш, ал эми топтоштуруу мазмуну менен түшүндүрүлөт. Ар бир папкага тиешелүү аталыш ыйгарууну унутпаңыз.

Капкаларды сактоо функциялары

Ишкананын ишинин жүрүшүндө түзүлгөн бардык документтер, жогоруда айтылгандай, убактылуу жана туруктуу сактоо үчүн арналган болуп бөлүнөт. Архивге иш кагаздарын өткөрүп берүүдө бул категориялардын ар бирин өзүнчө, бир эле папкадагы расмий кагаздарды аралаштырбастан өткөрүп берүү зарыл. Мында көчүрмөлөр түпнускадан өзүнчө сакталышы керек. Ошондой эле, өзүнчө папкаларда отчеттуулукту, жыл үчүн жана кварталдар үчүн пландарды, айлар боюнча көрсөткөн документтерди иреттөө керек болот. Бир файлда бир документ болушу керек.

Бир ишти топтоо үчүн бир мезгилде түзүлгөн документтерди колдонсоңуз болот (чейрек, жыл, ай). Өтмө категориялар өзгөчө болуп саналат - мисалы, жеке файлдар, алардын жабылышы календардык жылга туура келбейт. Эгерде файлда бир нече ай бою түзүлгөн документтер камтылса, анда ар бир айды башкалардан атайын баракча менен бөлүп, андан кийинки блоктун кайсы мезгилин документтештирүү керек. Бул учурда бир корпуска 250 баракты топтоштурууга жол берилет. Папканын калыңдыгы 4 см же андан аз болушу мүмкүн.

Дагы эмнеге көңүл буруу керек?

Архивдөө эрежелеринен көрүнүп тургандай, эгерде документтерде тиркемелер болсо, алар (алар качан так түзүлгөндүгүнө карабастан) алар коштогон документтерге тиркелүүгө тийиш. Жалпысынан алганда, бухгалтердик документтердин архивинин ырааттуулугу абдан маанилүү, ошондуктан аны так сактоо керек. Эреже катары, алгач билдирүүлөр, андан кийин түшүндүрмө каттар илинет, андан кийин баланс тиркелген документтер менен толукталат.

Компаниянын кызматкерлеринин өздүк эсептерин сактоону уюштурууда бул үчүн өзүнчө иш бөлүү зарыл, мында документтер жыл боюнча катуу хронология менен түзүлөт. Жылдык корреспонденция календарлык жылды көрсөтүү менен папкаларга түзүлөт жана даталарга ылайык системалаштырылат. Ар бир суроо жооп менен коштолушу керек.

Айрым өзгөчөлүктөр

Салык кодексинде белгиленген сактоо мөөнөттөрү бухгалтердик эсептин ишин жөнгө салуучу мыйзамдарда көрсөтүлгөн мөөнөттөрдөн айырмаланышы мүмкүн. Мындай карама-каршылыкты байкап жатканда, биринчи кезекте, узак мөөнөткө сактоо сунушталат - бул, эгерде зарыл болсо, документацияга кайрылууга, колдонуудагы эрежелердин бирине ылайык, мөөнөтү өтүп кетсе дагы, аны пайдаланууга мүмкүндүк берет. мөөнөтү бүткөн. Мындан тышкары, инспекторлор эч нерсеге нааразы болбойт. Ошондой эле сактоо мөөнөтүн көрсөтүү менен 2000-жылы жарыяланган атайын тизмени эстен чыгарбоо кереккээ бир конкреттүү документтердин топтору. Бул тизме такай жаңыланып жана толукталып турат, андыктан ишкананын башкы бухгалтери жана иш кагаздарын жүргүзүү үчүн жооптуу бөлүм актуалдуу маалыматты сакташы керек.

Эгерде сактоонун шарттары бузулса, коопсуздук маселеси биринчи кезекте башкы бухгалтерге жүктөлгөндүгүнө карабастан, бул үчүн жоопкерчилик ишкананын жетекчисине жүктөлөт. Тартип, сактоо мөөнөтү бузулса, ишканага айып салынат. Аткаминерлер үчүн жаза адатта эки миңден үч миң рублга чейин жетет. Бирок, эгерде баштапкы документтер такыр сакталбаса, беш миң рубль же андан ашык айыппул менен жазаланышы мүмкүн.